Кейс внедрения RentProg - автопрокат Амиго, Калининград


Дата внедрения: 01.06.2020г., дата снятия показателей – 15.05.2021г. 


Показатели автопарка

 Внедрение РентПрог позволило увеличить темпы роста и обновления автопарка. Автомобилей в парке было – 34, стало – 50, рост – 47%. За предыдущий год, без Рентпрог, рост был 36%: с 25 до 34 авто. С большей базы легче вырасти на больший процент, но это нивелируется существенным ростом цен на автомобили в 2020-2021гг., кроме того, в предыдущем году автопарк рос за счет приобретения автомобилей 2014-2015гг. выпуска, а в отчетном году покупались авто 2017-2020гг. выпуска, т.е. прирост был не только количественно но и качественно лучше. 


Показатели производительности труда персонала

 Использование автоматизированной системы управления бизнесом позволило увеличить производительность труда сотрудников. В предыдущем году – 3 сотрудника на, примерно, 30 машин (2 менеджера и собственник – управляющий), т.е. около 15 автомобилей на 1 менеджера. Кроме того, управляющий (владелец) нередко участвовал в выдачах авто, сотрудники часто работали сверхурочно и на пределе сил. Наблюдалась недозагрузка автопарка, приходилось отказываться от мелких заказов, так как не хватало рабочего времени сотрудников обслужить всех желающих. Страдало качество обслуживания автомобилей и клиентов из-за нехватки персонала (при этом в сезон, когда суеты меньше, из-за увеличения средней длительности аренды, бывало, сотрудники сидели без дела). 

 В отчетном году – 4 сотрудника на 50 машин (3 менеджера и наемный управляющий). Получается около 16 автомобилей на 1 менеджера. При этом, за счет автоматизации бизнес процессов благодаря внедрению CRM, произошла оптимизация использования сотрудниками рабочего времени, каждый знает что делать без непосредственного участия управляющего, управляющий распределяет задачи по щелчку мышки, уменьшилась необходимость в большинстве мелких коммуникаций между сотрудниками по рутинным вопросам, достаточно просто заглянуть в программу и посмотреть предстоящие задачи. Улучшилось обслуживание транспортных средств и клиентов, увеличился процент загрузки автопарка благодаря возможности принимать мелкие заказы между основными бронями. 

 Владелец бизнеса полностью освободился от участия в повседневной деятельности проката, за исключением стратегического планирования, приобретения автомобилей и выборочного контроля. 


Экономия

 В первые же месяцы после внедрения СРМ системы выяснилось, что происходит систематическое недоудержание денег с клиентов в возмещение затрат на топливо и мойку автомобилей. До этого никакие способы (учет в экселе и отметки в бумажном графике аренды авто) не давали результата, а самое главное даже близко не давали представления о размере бедствия в этом вопросе! При ручном учете моек и топлива управляющий должен потратить все свое рабочее время на подсчет этих мелких сумм и, все равно, не сможет сделать это столь же четко как программа учета. 

 На автопарк из 50 автомобилей ежемесячные затраты на мойку составляют около 80000 рублей. Как оказалось, с клиентов удерживалось всего около 20000 рублей. От всех затрат на мойку авто мы компенсировали за счет клиентов только 25%. Благодаря принятым мерам удалось довести этот показатель до 60-75%. Экономия составила порядка 30 – 40 тысяч рублей в месяц (а это целая зарплата сотрудника). Ежемесячные затраты на заправку всех автомобилей составляют около 40000 рублей. С клиентов удерживалось всего около 15000 (35-40%). Принятые меры помогли довести компенсацию за топливо почти до 100%. Экономия составила около 25000 рублей. По понятным причинам, довести компенсацию за мойку до 100% почти невозможно. 

 Далее работаем с сокращением затратной части на обслуживание и ремонт автомобилей и оптимизацией более мелких затрат. 


Выручка и прибыль

 Внедрение системы автоматизации автопроката позволило не только сократить некоторые статьи расходов и экономить на заработной плате, благодаря тому, что один сотрудник может теперь обслуживать больше машин. По этой же причине удалось увеличить загрузку автопарка. До внедрения CRM загрузка не превышала примерно 70%, возможно меньше, данные приблизительны, т.к. учет велся в Эксель. По итогам года использования РентПрог, средняя загрузка автомобилей, которую показывает программа, составляет 78%. Достигнуто благодаря, как уже было сказано, оптимизации работы сотрудников и возможности принимать мелкие заказы, а так же четкой автоматизированной системе учета броней. Можно полностью заполнять промежутки между основными бронями более мелкими заказами, без боязни потерять их или создать накладки, как при ручном учете. Только этот показатель позволил увеличить выручку более чем на 8%, а в абсолютных цифрах это составляет около 150000 рублей в месяц. 

 В итоге, по сумме всех денежных показателей, прибыль компании благодаря внедрению программы автоматизации бизнеса РентПрог, увеличилась более чем на 200000 рублей в месяц. Затраты на программу составляют незначительные 10000 рублей в месяц. 


Рейтинг в интернете и хорошая деловая репутация

 Применение данной системы управления предприятием позволило вывести автопрокат на качественно новый уровень развития по всем показателям. Качественное обслуживание клиентов, четко и вовремя, со вниманием ко всем мелочам и пожеланиям (невозможно забыть просьбу клиента – программа напомнит) и качественное обслуживание транспорта (невозможно не сделать – программу не обманешь), а так же автоматический запрос программой отзывов от клиентов, сделали возможным, за один год, кардинальным образом повысить репутацию автопроката в интернете и в разы обогнать всех конкурентов. Отзывов в Яндексе, за все предыдущие годы работы (12 лет), было около 30, стало – 196, рейтинг – 5.0! В Гугле, было около 35, стало – 138, рейтинг 4.9. В 2Гис было около 5, стало – 68, рейтинг 4.9. Количество отзывов в разы превышает количество отзывов большинства конкурентов и рейтинг, при этом, на высочайшем уровне! Вы можете убедиться в этом лично, сравните рейтинг автопроката Амиго на указанных площадках с конкурентами (или на любых других сайтах отзывов). 


Инвестиции

 Все указанные достижения позволили привлечь инвесторов. Программа РентПрог дает возможность предоставить доступ заинтересованным лицам к честной управленческой информации и аналитическим данным о доходах и расходах в целом или по конкретным машинам. Инвесторам можно показать не умозрительные расчеты на бумаге или в таблицах, которые вы заполняли вручную, а огромный электронный, упорядоченный массив информации, сформированный автоматически, по результатам функционирования бизнеса. Перед сезоном 2021 года, благодаря указанной информации, удалось привлечь 12 автомобилей инвесторов, что позволит получать около 150000 рублей в месяц дополнительной прибыли. 


Слаженная работа команды и управление

 Да, конечно, все указанные успехи достигнуты не только благодаря применению CRM системы. Это и грамотный подбор персонала, и качественное управление и продуманное стратегическое планирование. Программа упорядочивает и формализует все бизнес-процессы в прокате, оптимизирует деятельность, устраняет лишние цепочки взаимодействий, автоматизирует рутинные действия и освобождает время. Поэтому достижения сделаны хоть и не только благодаря данному софту, но без РентПрог они были бы просто невозможны. 


Отзыв

Рентпрог – для меня стало самым лучшим и самым выгодным решением для автоматизации автопрокатного бизнеса. Пользуюсь уже около года. До этого рассматривались практически все системы управления арендой, которые есть на рынке. Помимо недостаточного удобства (требуют установки, настройки, ограничения по количеству сотрудников и т.д…) и недостаточно продуманного функционала (либо сложно разобраться, либо не продуманы многие нюансы), главной причиной отказа от всех этих программ была высокая цена. С Рентпрог работа моего бизнеса разделилась на «до» и «после». Я не буду расписывать здесь цифры роста автопарка и снижения затрат, в рекламе рентпрог они +/- похожи на правду… Скажу главное – после внедрения этой ЦРМ я действительно стал владельцем своего бизнеса, а не исполняющим обязанности управляющего, как до этого. Эта программа экономит самый ценный ресурс, который у нас есть – Время, то что невосполнимо! Я теперь могу делать немыслимые вещи! Например, отключить телефон на несколько дней, и быть уверенным, что в моем прокате все в порядке. Неделями не появляться в офисе, ведь контроль над моей фирмой в моем кармане (телефоне). Не звонить сотрудникам, а просто назначать ответственных в программе и сотрудники сами знают, что делать. Можно не встречаться с сотрудниками лично и не считать их кассу по тетрадкам – все доходы и расходы в программе и под контролем в любой момент. И многое-многое другое. 

 Андрей Сорокин, владелец автопроката Амиго amigorent.ru