Começo rápido

Aprenda como configurar o RentProg em sua locação em menos de trinta minutos.

O principal dispositivo de trabalho para usar o RentProg é um computador ou laptop. Embora os aplicativos do telefone tenham quase todas as funcionalidades, é ainda mais conveniente trabalhar em uma tela grande, por isso é melhor fazer as configurações iniciais e o treinamento em um computador.

RentProg é um serviço em nuvem, portanto todo o trabalho ocorre em um navegador de Internet ou aplicativo móvel. Para trabalhar em um computador, recomendamos os seguintes navegadores: Google Chrome, Yandex Browser. O serviço funciona da mesma forma em outros navegadores, mas podem ocorrer erros inesperados, por isso é melhor usar os recomendados.

Em dispositivos móveis você pode trabalhar através de um navegador ou instalar um aplicativo móvel. Os aplicativos são adequados para uso em celulares e tablets. Versões mínimas do sistema operacional: iOS 13 e Android 5.1.

Então vamos começar!

Para começar a usar o sistema você precisa registrar-se. Se você já possui uma conta, você precisa fazer login login.

Ao carregar a página inicial, você será solicitado a fazer um breve tour de orientação. Para continuar, clique em Avançar. Se quiser pular esta etapa e começar a explorar o conteúdo de demonstração por conta própria, clique em Ignorar.

Perfil do usuário

Vamos preencher seu perfil. Para acessar seu perfil de usuário, clique em seu nome (avatar) no canto superior direito da tela e selecione Perfilno menu suspenso. Aqui você precisa preencher seus dados, nome, número de telefone. Para receber notificações sobre novas reservas no Telegram, você precisa preencher seu Telegram Id e conectar nosso bot, mais detalhes aqui, mas neste momento isso não é necessário nesta fase.

Configurações da empresa

Antes de abrir uma empresa, você deve remover o conteúdo de demonstração. Se deixado, poderão ocorrer erros. Isso pode ser feito de duas maneiras:

1. Se na parte superior você vir um banner de aviso sobre a presença de conteúdo de demonstração, então há um botão “Excluir”, você precisa clicar nele e os dados da demonstração serão excluídos.
2. Se você não vir um banner sobre a disponibilidade de conteúdo de demonstração, então nas configurações da empresa (clique no canto superior direito do avatar, encontre o item Configurações da empresa) deve haver uma duplicata banner com uma proposta para remover o conteúdo da demonstração.

Depois que os dados de demonstração forem excluídos, você poderá começar a configurar sua empresa.

Para preencher os dados da sua empresa, clique no seu nome (avatar) no canto superior direito da tela e selecione Configurações da empresa no menu suspenso. Após fazer alterações, você deve sempre clicar no botão “Salvar”.

A primeira aba é Preços. Aqui você precisa definir seus períodos (intervalos) e temporadas de preços.

Períodos de preço são períodos de um dia após os quais o preço do aluguel de carro muda (é fornecido um desconto). Por padrão, são criados quatro períodos de preços - 1-3, 4-7, 8-15 e 16-31 dias. Use os controles deslizantes para ajustar. Para adicionar outro período, clique em mais, para excluir - menos. Futuramente, no preenchimento dos cartões de automóveis, cada período terá seu próprio campo de preço. Se seus preços forem constantes e não dependerem do número de dias de aluguel, selecione um período: 1 a 31 dias. Ao preencher posteriormente os cartões de carro (objetos de aluguel), cada período terá seu próprio campo de preço. Se os seus preços forem constantes e não dependerem do número de dias de aluguer, selecione um período: 1-31 dias. Você pode definir um período máximo inferior a 31 dias, mas não mais. Caso seja necessário definir um período com o mesmo número de dias, por exemplo, 1-1, isso também é permitido.

Em seguida, você precisa configurar temporadas de preços. Se você excluiu o conteúdo de demonstração, verá “Sem temporadas de preços” nesta seção. Para adicionar uma temporada, clique no botão de adição e selecione as datas; para excluir uma temporada errada, clique no ícone da lixeira.

Temporadas de preços - são períodos durante o ano durante os quais determinados preços são válidos (por exemplo, aumento de preços durante períodos de alta demanda). Este é um parâmetro opcional; você também pode adicionar descontos manualmente a cada reserva. No entanto, é mais cómodo e haverá menos erros, por isso recomendamos a utilização de preços sazonais para que, se reservar com antecedência, sejam utilizados os preços sazonais em vez dos actuais.

Agora vamos para a segunda aba Aluguel. Aqui você precisa preencher o limite mínimo de idade do cliente, o número mínimo de dias de aluguel, também como limite de quilometragem por dia e custo de quilometragem excedente por km (se aplicável, caso contrário, deixe na linha 0). No parágrafo intervalo mínimo entre reservas deverá indicar o tempo em horas necessário para preparar o carro para recolha, que será tido em conta no momento da reserva e classificação dos carros disponíveis.

A idade mínima do cliente e o número de dias de aluguer são tidos em consideração no momento da criação da reserva. Se houver discrepância, o sistema emitirá um aviso.

A seguir, vamos para a terceira aba Empresa. Aqui você precisa preencher os dados da empresa. Forneça apenas dados reais, caso contrário os dados estarão incorretos na geração dos documentos.

Na quarta aba Modelos você precisa baixar modelos de contratos para pessoas físicas e jurídicas, contas e atos. O modelo é um documento em formato docx (um arquivo “Word” normal do Microsoft Office, Yandex Documents, etc.). Para personalizar o modelo, combine seus documentos atuais, contrato, atue em um arquivo e insira variáveis nele (você pode visualizar as variáveis aqui). Amostras de modelos concluídos podem ser encontradas na guia Modelos. As alterações nos modelos são feitas simplesmente baixando novas versões. Às vezes, para que os modelos sejam atualizados, você precisa sair da sua conta e fazer login novamente. Se você tiver problemas para criar um modelo, entre em contato com o suporte técnico - nós o ajudaremos!

A seguir está a aba Beacons, mas neste tutorial iremos ignorá-la, falaremos mais sobre ela mais tarde. Vá para a próxima guia Notificações.

Nesta aba você pode ativar/desativar alertas e criar modelos de notificação para seus clientes via e-mail e WhatsApp. Para visualizar variáveis, clique na lista suspensa Variáveis e tags disponíveis na parte inferior da página. Usando-os, você pode inserir o nome do cliente, etc. na mensagem. Você pode encontrar mais informações sobre como configurar notificações aqui.

Vamos para a próxima aba Clientes. Aqui você pode adicionar fontes de clientes. Isto será útil ao adicionar novos clientes, onde você pode indicar de onde veio o cliente. Isso é útil para monitorar a eficácia da publicidade e ajudará a controlar os métodos de aquisição.

Agora você pode começar a adicionar carros.

Adicionando carros

Para adicionar um carro, vá até a seção Carros e clique no botão "Adicionar carro".

Na aba Características são obrigatórios os seguintes campos: nome, código do carro, número da placa. Outros parâmetros podem ser adicionados posteriormente.

Nome - via de regra, esta é a marca e o modelo. Este campo será visto pelos clientes em todas as notificações, bem como se você utilizar nosso formulário de reserva do site.

Código do carro é uma designação exclusiva de um carro para identificar um carro específico na empresa. Deve ser curto, conveniente e compreensível para os funcionários. Pelo código você consegue distinguir carros do mesmo modelo entre si, por exemplo: Dacia Sandero - DS1, DS2, etc. Observe que para que o código seja exibido corretamente em vários dispositivos, ele deve ser curto. Recomendamos a introdução de um sistema pelo qual você irá posteriormente compor códigos compreensíveis, por exemplo, as primeiras letras da marca e modelo e os três dígitos do número da placa. Você também pode inserir uma letra indicando a caixa de câmbio, por exemplo, A - caixa automática, M - caixa manual.

Placa de matrícula - a placa de matrícula do carro. Necessário para identificação dentro do sistema, bem como para monitoramento de multas.

Vamos para a aba Manutenção. Aqui você precisa preencher os dados para manutenção periódica do carro (quilometragem, prazo de validade do seguro, data da última troca de óleo, etc.). Você pode retornar a esta guia mais tarde, mas certifique-se de preenchê-la no futuro para receber lembretes quando a manutenção for necessária.

Preenchemos minimamente o cartão do carro, então você precisa clicar no botão “Salvar”. Depois de salvar o carro novo, você será levado automaticamente para os Preços. Existem dois estados do carro, ativo e < b>inativo. Imediatamente após a criação, o carro fica inativo, não está incluso no aluguel e nenhum pagamento é cobrado por ele. Para torná-lo ativo, você precisa adicionar preços.

Vamos para Preços. Para adicionar preços, clique no botão "Adicionar". Uma linha de preço aparecerá de acordo com os períodos configurados. No primeiro campo deverá selecionar a temporada “Preços Básicos”, nos restantes campos deverá preencher os próprios preços, tendo em conta o desconto pela duração do aluguer (período). Após preencher todos os preços, o botão “Salvar preços” fica ativo, clique nele. Caso necessite preencher preços sazonais, realizamos a mesma operação, apenas selecionando a época desejada no primeiro campo.

Abaixo existem vários campos, precisamos preencher Preço por hora e Depósito.

Preço por hora - o custo de uma hora de tempo adicional se exceder um dia. Isso é acordado na prorrogação e não se aplica a pênaltis. Por exemplo, a data e hora de início do aluguer é 25/02/2023 10:00, a data de término é 27/02/2023 12:00, o tempo adicional aqui é de duas horas e a um preço por hora de 5 EUR , o sistema calculará um pagamento adicional ao custo do aluguel de mais 10 EUR.

Depósito - em regra trata-se de um valor de segurança que será devolvido após o aluguer. Se você não aceita depósito de clientes, simplesmente deixe zero no campo.

Agora que o carro está pronto para andar, vamos clicar no botão “Ativar”. Se você fez tudo corretamente o carro será ativado, caso apareça um aviso verifique se preencheu todos os campos obrigatórios e adicionou os preços principais.

Você concluiu a configuração básica do sistema! Agora você pode criar sua primeira reserva.

Criando uma reserva

Para criar uma reserva, vá até a seção Reservas e clique no botão "Nova reserva". Selecione um carro. Em seguida, você precisa selecionar um cliente existente ou adicionar um novo. Vamos adicionar um novo cliente clicando no ícone de adição à direita.

Os campos “Sobrenome” e “Nome” são obrigatórios. Recomendamos também inserir a data de nascimento do cliente, telefone e e-mail, pois serão necessários para gerar o contrato e enviar notificações. Quanto mais dados sobre o cliente você inserir ao criá-lo, melhor. O novo cliente é selecionado automaticamente. Todos os clientes adicionados são salvos e, futuramente, quando o cliente entrar em contato novamente, você poderá selecioná-lo no banco de dados.

Em seguida, selecione a data e hora de início e término da locação. O preço do aluguel será calculado automaticamente. Você também pode adicionar descontos e serviços adicionais. A criação de reservas é bastante flexível, existem muitas configurações, existem reservas técnicas, mas estudaremos isso em um artigo separado. Vamos clicar no botão "Criar". Após a criação, você será automaticamente levado ao cartão de reserva, onde poderá editá-lo, efetuar um pagamento, etc. Ao criar uma reserva manualmente, ela é imediatamente ativada e o carro fica indisponível para aluguel naquele momento. Após a conclusão do aluguer, a reserva cai em Inactiva e pode ser arquivada após verificação por parte do administrador.

O sistema suporta duas maneiras de criar uma reserva - manualmente (neste caso, a reserva torna-se imediatamente ativa) e recebendo uma reserva do site da empresa usando API de integração ou formulário de inscrição pronto.

Parabéns! Você leu as breves instruções para trabalhar com o serviço RentProg! Para saber mais sobre as capacidades do sistema e o funcionamento de cada seção, utilize o menu ou a pesquisa. Se você tiver alguma dúvida, teremos prazer em respondê-la no chat de suporte (ícone azul à direita).