Быстрый старт

Узнайте, как настроить RentProg в вашем прокате менее чем за тридцать минут.

Основным рабочим устройством для использования RentProg является компьютер или ноутбук. Хотя в приложениях на телефоне присутствует практически весь функционал, всё же на большом экране работать удобнее, поэтому первоначальные настройки и обучение лучше проводить на компьютере.

RentProg - это облачный сервис, поэтому вся работа происходит в интернет браузере либо мобильном приложении. Для работы на компьютере мы рекомендуем следующие браузеры: Google Chrome, Yandex Browser. В других браузерах сервис так же работает, но могут быть непредвиденные ошибки, поэтому лучше использовать рекомендованные.

На мобильных устройствах можно работать через браузер, а так же можно установить мобильное приложение. Приложения подходят для работы на мобильных телефонах и для планшетов. Минимальные версии операционных систем: iOS 13 и Android 5.1.

Итак, приступим!

Чтобы начать пользоваться системой вам необходимо зарегистрироваться. Если у вас уже есть учетная запись необходимо в неё войти.

При загрузке стартовой страницы вам будет предложено пройти небольшой ознакомительный тур. Чтобы продолжить – нажмите Далее. Если вы хотите пропустить этот шаг и приступить к самостоятельному знакомству с демо-контентом, нажмите Пропустить.

Профиль пользователя

Давайте заполним свой профиль. Чтобы перейти в профиль пользователя, нажмите на свое имя (аватар) в правом верхнем углу экрана и выберите Профиль в выпадающем меню. Здесь нужно заполнить свои данные, имя, телефон. Чтобы получать уведомления о новых бронированиях в Telegram нужно заполнить свой Telegram Id и подключить нашего бота, подробнее здесь, но на данном этапе это необязательно.

Настройки компании

Перед настройкой компании необходимо удалить демо-контент. Если его оставить, могут возникнуть ошибки. Это можно сделать двумя путями:

1. Если вверху вы видите предупреждающий баннер о наличии демо-контента, то там присутствует кнопка "Удалить", нужно нажать на нее и демо-данные удалятся.
2. Если вы не видите баннер о наличии демо-контента, то в настройках компании (нажать справа сверху на аватар, найти пункт Настройки компании) должен быть дублирующий баннер с предложением об удалении демо-контента.

После того как демо-данные удалены можно приступать к настройке компании.

Чтобы заполнить данные компании, нажмите на свое имя (аватар) в правом верхнем углу экрана и выберите Настройки компании в выпадающем меню. После внесённых изменений всегда необходимо нажимать на кнопку "Сохранить".

Первая вкладка Цены. Здесь необходимо задать ваши периоды (диапазоны) и сезоны цен.

Периоды цен – это промежутки времени в сутках, через которые меняется цена на аренду автомобилей (предоставляется скидка). По умолчанию создаются четыре периода цен – 1-3, 4-7, 8-15 и 16-31 суток. Используйте бегунки для настройки. Чтобы добавить еще один период, нажмите плюс, чтобы удалить - минус. При дальнейшем при заполнении карточек автомобилей для каждого периода будет свое поле цены. Если ваши цены постоянны и не зависят от количества суток аренды, выберите один период: 1-31 суток. При дальнейшем заполнении карточек автомобилей(объектов аренды) для каждого периода будет свое поле цены. Если ваши цены постоянны и не зависят от количества суток аренды, выберите один период: 1-31 суток. Вы можете задать максимальный период менее 31 суток, но не более. Если вам нужно задать период с одинаковым количеством суток, например, 1-1, это так же допускается.

Далее необходимо настроить сезоны цен. Если вы удалили демо-контент, то в данном разделе увидите «Сезонов цен нет». Чтобы добавить сезон, нажмите кнопку плюс и выберите даты, чтобы удалить ошибочный сезон нужно нажать на иконку корзины.

Сезоны цен – это периоды времени в году, в течение которых действуют определенные цены (Например, увеличенные цены на время высокого спроса). Это необязательный параметр, вы также можете в ручном режиме проставлять скидки в каждой брони. Однако это удобнее и будет меньше ошибок, поэтому мы рекомендуем использовать сезонные цены чтобы при раннем бронировании использовались цены сезона, а не текущие.

Теперь перейдём во вторую вкладку Аренда. Здесь необходимо заполнить лимит минимального возраста клиента, минимальное количество суток аренды, а также ограничение пробега в сутки и стоимость превышения пробега за км (если применимо, если нет, оставьте в строке 0). В пункте минимальный зазор между бронированиями необходимо указать время в часах нужное на подготовку автомобиля к выдаче, которое будет учитываться при бронировании и сортировке свободных автомобилей.

Минимальный возраст клиента и количество суток аренды учитываются при создании брони. В случае несоответствия система выдаст предупреждение.

Далее перейдём на третью вкладку Компания. Тут необходимо заполнить данные компании. Пожалуйста, указывайте только реальные данные иначе затем при генерации документов данные будут неверны.

На четвёртой вкладке Шаблоны нужно загрузить шаблоны договоров для физических и юридических лиц, счетов и актов. Шаблон представляет собой документ в формате docx (Обычный «вордовский» файл из Microsoft Office, Яндекс Документов и тд). Чтобы настроить шаблон, объедините свои текущие документы договор, акт в один файл и вставьте в него переменные (ознакомиться с переменными можно здесь). Образцы заполненных шаблонов можно найти на вкладке Шаблоны. Внесение изменений в шаблоны производится простой загрузкой новых версий. Иногда, чтобы шаблоны обновились требуется выйти из аккаунта и зайти снова. Если у вас возникнут проблемы с созданием шаблона, обратитесь в техподдержку – мы вам поможем!

Далее идет вкладка Маяки, но в данном обучении мы её пропустим, остановимся на ней позднее. Переходим на следующую вкладку Уведомления. 

В данной вкладке вы можете включить/отключить оповещения и создать шаблоны уведомлений для своих клиентов через e-mail и WhatsApp. Чтобы посмотреть переменные, кликните по выпадающему списку Доступные переменные и тэги внизу страницы. С помощью них вы сможете вставить в сообщение имя клиента и тд. Подробнее о настройке уведомлений вы можете найти здесь.

Перейдём на следующую вкладку Клиенты. Здесь можно добавить источники клиентов. Это пригодится при добавлении новых клиентов, где вы сможете указывать откуда пришёл клиент. Это полезно для отслеживания эффективности рекламы и поможет контролировать методы привлечения.

Теперь можно приступить к добавлению автомобилей.

Добавление автомобилей

Чтобы добавить автомобиль, перейдите в раздел Автомобили и нажмите на кнопку "Добавить авто".

Во вкладке Характеристики обязательными к заполнению являются поля: название, код авто, госномер. Остальные параметры можно добавить позже.

Название - как правило, это марка и модель. Данное поле увидят клиенты во всех уведомлениях, а так же если вы будете пользоваться нашей формой бронирования для сайта.

Код автомобиля – это уникальное обозначение автомобиля для опознавания конкретного авто в компании. Оно должно быть коротким, удобным и понятным для сотрудников. По коду можно отличать друг от друга автомобили одной модели, например: Рено Сандеро – РС1, РС2 и т.д. В большинстве списков автомобили отображаются только по коду. Обратите внимание, что для корректного отображения кода на различных устройствах, он должен быть коротким. Мы рекомендуем ввести систему по которой вы в дальнейшем будуте составлять понятные коды, например, первые буквы марки и модели, и три цифры госномера. Так же можно ввести букву обозначающую коробку, например, А - коробка автомат, М - ручная коробка.

Госномер - государственный номерной знак автомобиля. Необходим для идентификации внутри системы, а так же для мониторинга штрафов.

Перейдём во вкладку Обслуживание. Здесь нужно заполнить данные для периодического обслуживания автомобиля (пробег, сроки действия страховки, дата последней замены масла и т.д.). Вы можете вернуться к этой вкладке позже, однако стоит обязательно заполнить её в дальнейшем, чтобы получать напоминания о необходимости обслуживания.

Мы минимально заполнили карточку автомобиля, далее нужно нажать кнопку "Сохранить". После сохранения нового автомобиля, вы автоматически попадете во вкладку Цены. Есть два состояния автомобиля, активный и неактивный. Сразу после создания автомобиль находится в неактивном состоянии, он не участвует в аренде и за него не начисляется оплата. Чтобы перевести его в активное состояние нужно добавить цены.

Давайте перейдём во вкладку Цены. Для добавления цен находимо нажать на кнопку "Добавить". Появится строка цен согласно настроенным периодам. В первом поле нужно выбрать сезон "Основные цены", в остальных полях необходимо заполнить сами цены с учётом скидки за длительность аренды (периода). После заполнения всех цен становится активной кнопка "Сохранить цены", нажимаем её. Если вам нужно заполнить сезонные цены, проделываем ту же операцию, только с выбором нужного сезона в первом поле.

Ниже есть несколько полей, нам необходимо заполнить Цену за час и Залог. 

Цена за час - стоимость часа дополнительного времени при превышении суток. Это согласованное дополнительное время и не относится к штрафам. Например, дата и время начала аренды 25-02-2023 10:00, дата окончания 27-02-2023 12:00, дополнительное время здесь два часа и при цене за час в 150 рублей система посчитает доплату к стоимости аренды ещё 300 рублей.

Залог (депозит) - как правило это обеспечительная сумма, которая будет возвращена после аренды. Если вы не берете с клиентов залог, то просто оставьте в поле ноль.

Теперь автомобиль готов к работе, давайте нажмём на кнопку "Активировать". Если вы всё сделали правильно автомобиль активируется, если возникнет предупреждение, пожалуйста проверьте заполнили ли вы все обязательные поля и добавили основные цены.

Вы завершили основную настройку системы! Теперь можно создать первую бронь.

Создание брони

Чтобы создать бронь, перейдите в раздел Брони и нажмите на кнопку "Новая бронь". Выберите автомобиль. Далее нужно либо выбрать существующего клиента, либо добавить нового. Давайте добавим нового клиента, нажав на иконку человека с плюсом справа.

Поля «Фамилия», «Имя» являются обязательными. Мы также советуем вносить дату рождения, телефон и e-mail клиента, так как они понадобятся для генерации договора и рассылки уведомлений. Чем больше данных о клиенте вы внесете при его создании, тем лучше. Новый клиент автоматически выбирается. Все добавленные клиенты сохраняются, и в будущем, при повторном обращении клиента, вы сможете выбрать его из базы.

Далее выберите дату и время начала и окончания аренды. Стоимость аренды будет рассчитана автоматически. Вы также можете добавить скидки и дополнительные услуги. Создание брони достаточно гибкое, есть множество настроек, есть технические бронирования, но это мы изучим в отдельной статье. Давайте нажмём на кнопку "Создать". После создания вы автоматически попадете в карточку бронирования, где сможете редактировать ее, провести оплату и т.д. При ручном создании бронирования сразу активируются и автомобиль становится недоступен для аренды на это время. После завершения аренды, бронь попадает в Неактивные и может быть заархивирована после проверки администратором.

Система поддерживает два способа создания бронирований – ручной (в этом случае бронь сразу становится активной) и получение бронирования с сайта компании с помощью интеграции по API или готовой формы заявки.

Поздравляем! Вы ознакомились с краткой инструкцией по работе с сервисом RentProg! Чтобы больше узнать о возможностях системы и работе каждого раздела воспользуйтесь меню или поиском. Если у вас возникли вопросы будем рады ответить на них в чате поддержки (синий значок справа).