Génération de documents dans CRM RentProg

RentProg met en œuvre deux systèmes de génération de documents : basés sur des fichiers au format DOCX (MS Word) et PDF.

Système de modèles DOCX

Ce système est utilisé par défaut. Pour l'utiliser, vous devez télécharger un modèle au format docx (MS Word) avec les variables disposées. La liste des variables est disponible sur cette page.

Inconvénients

Il est impossible d'envoyer un document à un client depuis RentProg ; vous devez d'abord générer le fichier, puis l'envoyer en utilisant la méthode requise.
Lors de la génération, un fichier est créé. Tous les documents doivent être dans un seul fichier.
Vous ne pouvez pas insérer d'images pendant la génération ; vous ne pouvez insérer une image dans le modèle qu'à l'avance.
Pas de cryptage ni de signature électronique. N'importe quel utilisateur peut modifier le document.

Avantages

Formatage facile.
Modèles faciles à créer. Vous devez ouvrir le fichier dans n'importe quel éditeur de texte prenant en charge les fichiers docx, par exemple Yandex Documents et définir les variables nécessaires.
Génération rapide.

Chargement de modèles pour la génération de documents

Pour générer automatiquement tous les documents de location en un clic, vous devez tout d'abord préparer des modèles pour le contrat et le certificat de transfert et d'acceptation et les télécharger dans l'onglet Modèles de paramètres de l'entreprise. Vous pouvez prendre les formulaires de documents de votre organisation et y insérer des variables pour les données que le programme remplira automatiquement, ou télécharger notre modèle d'accord, disponible dans la même section des paramètres, et y apporter des modifications en fonction de votre organisation. Ce même contrat sert de modèle pour organiser les variables dans votre formulaire de contrat. La liste des variables est disponible sur cette page. La conclusion d'un accord ou la modification d'un modèle existant doivent être effectuées dans Microsoft Word. ou tout autre éditeur de texte prenant en charge le format docx. Par exemple, vous pouvez télécharger ce modèle. Toutes les variables sont disponibles pour le formatage du texte. Ceux. si vous avez écrit une sorte de variable et l'avez mise en évidence en gras et augmenté la taille de la police, alors lors de la génération de documents, les données substituées auront le même formatage.

Après avoir préparé les formulaires de documents avec des variables, ils doivent être chargés à l'aide de la boîte de dialogue de sélection de documents, dans la même section des paramètres de l'entreprise, ou en faisant simplement glisser le fichier dans la fenêtre spécifiée.

Les mêmes opérations doivent être répétées pour créer un accord et d'autres documents pour les personnes morales, un modèle de renouvellement et l'émission d'une facture pour l'organisation.

Il est possible de charger un modèle unique dans chaque voiture. Pour cela, rendez-vous sur la fiche de la voiture, onglet Modèles et répétez les étapes décrites ci-dessus.

Si vous devez apporter des modifications à des modèles déjà générés, vous n'avez pas besoin de répéter toute la procédure. Cliquez simplement sur le bouton « Télécharger le document actuel » dans la boîte de dialogue de téléchargement de document. Votre formulaire généré à l'étape précédente sera téléchargé. Après avoir apporté les modifications nécessaires, téléchargez à nouveau le fichier corrigé en utilisant la méthode ci-dessus.

Une fois le téléchargement des formulaires terminé, vous pouvez vous rendre sur la fiche de réservation et cliquer sur l'icône verte « document ».

Un fichier contenant les documents contenant les données du client et d’autres données selon la réservation sera généré et téléchargé. Le fichier peut ensuite être imprimé.

Système de modèles PDF

Inconvénients

Le processus de création et de formatage d'un modèle est assez complexe.
Formatage limité par défaut (mais il existe une option pour utiliser HTML)
Vous ne pouvez pas modifier le fichier généré. Si une erreur est commise, le document doit être généré à nouveau, en apportant des corrections aux données.

Avantages

Vous pouvez abandonner complètement le contrat papier.
Plus de fonctionnalités que le système basé sur des modèles Docx.
Possibilité de formatage via HTML et CSS via l'attribut style.
Peut être envoyé au client directement depuis RentProg.
La signature électronique numérique est prise en charge.
Vous pouvez insérer une image de la signature du client.

Pour utiliser ce système de modèles, vous devez l'activer dans Paramètres de l'entreprise - onglet Modèles et commutateur Système de modèles avec signature électronique. Un certain nombre de nouvelles fonctions et pages seront disponibles.

Pour créer un modèle dans ce système, vous devez accéder à la page Modèles dans le menu en haut à droite. Pour créer un nouveau modèle, vous devez cliquer sur le bouton bleu Nouveau modèle. Dans le premier champ, vous devez sélectionner le type de modèle à créer, puis saisir le nom. Il est également possible de lier un modèle à une voiture spécifique. Un éditeur de texte apparaîtra ci-dessous. Par défaut, il contient une liste de variables disponibles avec leurs descriptions. Dans un éditeur de texte, vous devez rédiger le document requis (vous pouvez copier/coller à partir d'un document existant). L'éditeur de texte prend en charge un formatage limité, mais dans la plupart des cas, cela suffit. Si ce formatage ne suffit pas, cet éditeur prend en charge l'insertion de code HTML avec lequel vous pouvez créer le formatage souhaité.

Examinons plusieurs variables séparément.

{{page_brake}} - cette variable transporte les données après cette variable vers la page suivante.

{{sign_start}} - variable permettant d'insérer une image de la signature du client reçue au début de la réservation.

{{sign_end}} - variable permettant d'insérer une image de la signature du client reçue à la fin de la réservation.

Le système de variables prend en charge un certain nombre de fonctions, plus de détails ici.

Pour insérer des images, vous devez les convertir au format texte, cela peut être fait ici. Le texte résultant peut être inséré via l'outil d'ajout d'image. Ou collez simplement un lien vers l'image.

Une fois généré, le document est crypté et signé avec une signature électronique numérique. Grâce à cela, le document ne peut pas être modifié ou édité. Dans de nombreux pays, une signature électronique numérique est reconnue comme preuve d'authenticité.