Créer une réservation

RentProg vous permet de recevoir des réservations de plusieurs manières :

• Manuellement : un employé crée manuellement une réservation.
• Formulaire de réservation sur le site Web : nous fournissons un formulaire de réservation pour recevoir les réservations directement depuis le site Web. En savoir plus ici.
• API - un ensemble de méthodes pour intégrer pleinement votre site avec RentProg. Plus de détails ici.

Vous pouvez créer une nouvelle réservation manuellement sur la page Nouvelle réservation. Dans le champ Voiture, sélectionnez une voiture dans la liste. Dans ce cas, vous pouvez rechercher rapidement la voiture souhaitée en saisissant les premiers caractères du code de la voiture.

Ensuite, nous sélectionnons un client dans la base de données des clients existants en saisissant les premières lettres du nom de famille du client dans le champ approprié. Au fur et à mesure de votre saisie, la liste de sélection sera raccourcie jusqu'à ce qu'elle corresponde complètement aux données saisies. S’il y a 2 clients dans la base de données dont le nom, le prénom et le patronyme sont exactement identiques, l’unicité est réalisée à partir du numéro de téléphone du client. Les 4 derniers chiffres du numéro de téléphone sont affichés à côté du nom du client. La recherche peut également être effectuée à partir des quatre derniers chiffres du numéro de téléphone. Si le client que vous recherchez n'est pas dans la base de données, vous pouvez l'ajouter en cliquant sur le bouton +. Pour connaître la procédure à suivre pour remplir une fiche client, consultez la section Clients.

Renseignez ensuite la date et l'heure de début et de fin de location en sélectionnant les dates sur le calendrier. Les dates pour lesquelles des réservations ont déjà été faites ne seront pas disponibles pour la sélection. L'intervalle minimum autorisé entre les réservations est configuré dans l'onglet Paramètres de l'entreprise - Location. Après avoir sélectionné les dates, un calcul du coût apparaîtra en haut de la fenêtre, en fonction du nombre de jours de location et du prix de la voiture pour le nombre de jours spécifié.

Dans les champs de saisie suivants, vous pouvez saisir le lieu de réception et de restitution de la voiture. Lorsque vous entrez un emplacement autre que bureau, le champ Ajouter. Le commutateur de services activera automatiquement les services et un champ apparaîtra pour saisir le coût des services supplémentaires, dans ce cas - un paiement supplémentaire pour la livraison/le retour de la voiture à l'adresse spécifiée.

Ensuite, vous pouvez appliquer un tarif au calcul du coût de location, accorder une remise, passer au calcul manuel (uniquement en dernier recours), saisir des informations supplémentaires et ajouter des conducteurs supplémentaires. Les options sont activées en allumant les commutateurs correspondants.

Tarif

Les tarifs sont définis dans le menu en haut à droite - Tarifs.

Un tarif est un ajout (+) ou une remise (-) au prix de location établi, qui peut être décrit par une relation mathématique (pourcentage ou montant fixe de remise/supplément).

Par exemple, tarif Couverture complète. Disons que votre entreprise a la possibilité de louer une voiture sans franchise d'assurance et que cela coûte +50 par jour. Allez dans le menu - tarifs, cliquez sur Ajouter un tarif, saisissez le nom Couverture complète, saisissez le montant 50 dans le champ (pour les tarifs inférieurs vous pouvez saisir -50), faites une note si nécessaire, cliquez sur « Enregistrer ». Le tarif a été créé. Désormais, si le client souhaite une voiture avec l'option Couverture Complète, lors de la création d'une réservation, sélectionnez le tarif Couverture Complète - le paiement supplémentaire sera calculé automatiquement.

Réductions

Il existe plusieurs types de réductions :

• % du prix du jour - remise en pourcentage du prix du jour.
• Remise par jour : réduction en euros (autre devise) par rapport au prix du jour.
• % du coût total de la location - remise en pourcentage du coût total de la location.
• Remise sur le coût total de la location : une réduction en euros (autre devise) sur le coût total de la location.

En accordant une remise, vous pouvez modifier le prix/coût de location si, pour une raison quelconque, il diffère du prix/coût par défaut pour cette machine.

Calcul manuel

Si le calcul automatique, pour une raison quelconque, ne convient pas et ne peut pas être ajusté en appliquant un tarif ou une réduction, vous pouvez appliquer le calcul de réservation manuellement.

Des services supplémentaires

L'activation de cette option affiche des champs permettant de sélectionner des services supplémentaires et de saisir leurs coûts.

Informations Complémentaires

L'inclusion d'un champ de saisie d'informations complémentaires sur la réservation permet de saisir diverses informations complémentaires, par exemple les souhaits du client. Trois champs supplémentaires apparaissent également - Champ supplémentaire pour les modèles 1 à 3. Pour ces champs, il existe des variables correspondantes pour les modèles de documents générés. Par conséquent, si vous devez inclure des données arbitraires de la réservation dans le contrat de location, vous pouvez ajouter les variables correspondantes au modèle de contrat, puis, lorsque vous saisirez des données dans ces champs, elles apparaîtront dans le contrat.

Pilotes supplémentaires

Ajout de conducteurs supplémentaires à votre réservation actuelle. Elle s'effectue sur le même principe que l'ajout d'un locataire principal ; si le client est déjà dans le système, vous devez le sélectionner, sinon en créer un nouveau.

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Une fois toutes les opérations nécessaires effectuées, un contrôle final est effectué pour garantir l'exactitude du calcul des coûts. Ensuite, vous devez cliquer sur le bouton Créer.