Генерация документов
В RentProg реализованы две системы генерации документов: на основе файлов в формате DOCX (MS Word) и PDF.
Система шаблонов DOCX
Данная система используется по умолчанию. Для использования нужно загрузить шаблон в формате docx (MS Word) с расставленными переменными. Список переменных доступен данной странице.
Минусы
- Невозможно отправить документ клиенту из RentProg, сначала нужно сгенерировать файл, затем переслать нужным способом.
- При генерации создаётся один файл. Все документы должны быть в одном файле.
- Нельзя вставлять изображения при генерации, только заранее можно вставить изображение в шаблон.
- Нет шифрования и электронной подписи. Любой пользователь может отредактировать документ.
Преимущества
- Легкое форматирование.
- Легко создавать шаблоны. Нужно открыть файл в любом текстовом редакторе поддерживающем файлы docx, например, Яндекс Документы и расставить нужные переменные.
- Быстрая генерация.
Загрузка шаблонов для генерации документов
Для автоматического формирования всех документов на аренду в один клик, в первую очередь, необходимо подготовить шаблоны договора и акта приема-передачи и загрузить их в Настройки компании -> вкладка Шаблоны. Вы можете взять бланки документов вашей организации и вставить в них переменные для данных, которые программа будет заполнять автоматически, или скачать наш шаблон договора, доступный в том же разделе настроек, и внести в него изменения под вашу организацию. Этот же договор служит образцом для расстановки переменных в вашей форме договора. Список переменных доступен данной странице. Формирование договора или внесение изменений в существующий шаблон необходимо производить в программе Microsoft Word или любом другом текстовом редакторе поддерживающем формат docx. Для примера вы можете скачать данный шаблон. Все переменные доступны для форматирования текста. Т.е. если вы написали какую то переменную и выделили ее жирным и увеличили размер шрифта, то при формировании документов подставленные данные будут иметь такое же форматирование.
После подготовки бланков документов с переменными, их необходимо загрузить с помощью диалогового окна выбора документов, в том же разделе настроек компании, либо простым перетаскиванием файла в указанное окно.
Те же операции необходимо повторить для формирования договора и прочих документов для юридических лиц, шаблона для продления и выставления счёта для организации.
Доступна возможность загрузить уникальный шаблон в каждый автомобиль. Для этого нужно перейти в карточку автомобиля вкладка Шаблоны и повторить действия описанные выше.
При необходимости внесения правок в уже сформированные шаблоны, вам нет необходимости повторять всю процедуру полностью. Достаточно в диалоговом окне подгрузки документов нажать кнопку «Скачать текущий». Скачается ваш, сформированный на предыдущем этапе, бланк. После внесения необходимых изменений повторите загрузку исправленного файла вышеуказанным способом.
После того как загрузка бланков завершена можно заходить в карточку бронирования и нажимать на зелёную иконку "документ".
Произойдет формирование и загрузка файла с документами, в которые внесены данные клиента и остальные данные, согласно брони. Далее файл можно вывести на печать.
Система шаблонов PDF
Минусы
- Достаточно сложный процесс создания и форматирования шаблона.
- Ограниченное форматирование по умолчанию (но есть возможность использовать HTML)
- Нельзя редактировать сгенерированный файл. Если допустили ошибку, то документ нужно генерировать заново, внеся исправления в данные.
Плюсы
- Можно полностью отказаться от бумажного договора.
- Более широкие возможности чем у системы на основе шаблонов docx.
- Возможность форматирования через HTML и CSS через атрибут style.
- Можно пересылать клиенту прямо из RentProg.
- Поддерживается цифровая электронная подпись.
- Можно вставлять изображение подписи клиента.
Чтобы использовать данную систему шаблонов необходимо включить её в Настройки компании - вкладка Шаблоны переключатель Система шаблонов с электронной подписью. Вам станет доступен рад новых функций и страниц.
Для создания шаблона в данной системе нужно перейти на страницу Шаблоны в верхнем правом меню. Для создания нового шаблона нужно нажать на синюю кнопку Новый шаблон. В первом поле нужно выбрать вид создаваемого шаблона, далее ввести название. Так же возможно привязать шаблон к конкретному автомобилю. Ниже появится текстовый редактор. В нем по умолчанию прописывается список доступных переменных с их описанием. В текстовом редакторе вам нужно написать необходимый документ (можно копировать/вставить из существующего). Текстовый редактор поддерживает ограниченное форматирование, но в большинстве случаев его достаточно. Если данного форматирования недостаточно, то данный редактор поддерживает вставку HTML кода с помощью которого вы можете создать нужное форматирование.
Отдельно остановимся на нескольких переменных.
{{page_brake}} - данная переменная переносит данные после этой переменной на следующую страницу.
{{sign_start}} - переменная для вставки изображения подписи клиента полученной при начале бронирования.
{{sign_end}} - переменная для вставки изображения подписи клиента полученной при окончании бронирования.
Система переменных поддерживает ряд функций, подробнее здесь.
При генерации документ зашифровывается и подписывается цифровой электронной подписью. Благодаря этому документ не может быть изменён или отредактирован. Во многих странах цифровая электронная подпись признаётся в качестве подтверждения подлинности.
Переменные для создания шаблона договора в системе PDF
{{date}} - дата формата "DD/MM/YY"
{{date_short}} - дата формата "DD/MM"
{{first_name}} - Имя
{{middle_name}} - Отчество
{{last_name}} - Фамилия
{{booking_id}} - № брони
{{client_id}} - № клиента
{{car_id}} - № авто
{{date_birth}} - дата рождения
{{passport_series}} - серия паспорта
{{passport_number}} - № паспорта
{{passport_issued}} - Выдан
{{driver_series}} - Серия водительского удостоверения
{{driver_number}} - № водительского удостоверения
{{driver_issued}} - водительское удостоверение выдано
{{page_brake}} - начать с нового листа
{{country}} - страна клиента
{{city}} - город клиента
{{address}} - адрес клиента
{{phone}} - телефон клиента
{{email}} - EMAIL
{{start_date}} - дата и время начала аренды
{{end_date}} - дата и время окончания аренды
{{start_date_short}} - дата начала аренды
{{end_date_short}} - дата окончания аренды
{{location_start}} - место начала аренды
{{location_end}} - место дата окончания аренды
{{delivery_start}} - стоимость доставки
{{delivery_end}} - стоимость приёма
{{equipment}} - стоимость оборудования
{{additional_hours}} - дополнительное время
{{hours_cost}} - стоимость дополнительного времи
{{equipment}} - стоимость оборудования
{{add_drivers_cost}} - стоимость доп водителей
{{insurance}} - стоимость доп страхования
{{clean}} - стоимость мойки
{{other}} - стоимость "Другое"
{{sale}} - скидка в процентах
{{sale_cash}} - скидка в валюте
{{total}} - полная стоимость без залога
{{total_with_deposit}} - полная стоимость с залогом
{{prepaid}} - сумма всех текущих оплат (предоплата)
{{start_mileage}} - пробег авто при выдаче
{{end_mileage}} - пробег авто при приёме
{{day_cost}} - цена за сутки без скидок
{{price}} - цена за сутки со скидкой
{{cost}} - стоимость аренды
{{days}} - суток аренды
{{car_name}} - название машины
{{car_code}} - код машины
{{car_number}} - гос номер машины
{{car_vin}} - VIN машины
{{car_body}} - № кузова машины
{{car_pts}} - № ПТС
{{car_reg}} - № свидетельства о регистрации ТС
{{car_color}} - цвет авто
{{car_year}} - год выпуска авто
{{car_fuel}} - вид топлива
{{additional_services}} - стоимость доп сервисов
{{deposit}} - залог
{{add_drivers_info}} - дополнительные водители
{{franchise}} - размер франшизы
{{max_fine}} - максимальный штраф
{{repair_cost}} - стоимость ремонта 1 элемента кузова
{{custom_field_1}} - дополнительное поле 1 (из брони)
{{custom_field_2}} - дополнительное поле 2 (из брони)
{{custom_field_3}} - дополнительное поле 3 (из брони)
{{cars_custom_field_1}} - дополнительное поле 1 (из авто)
{{cars_custom_field_2}} - дополнительное поле 2 (из авто)
{{cars_custom_field_3}} - дополнительное поле 3 (из авто)
{{sign_start}} - подпись при выдаче
{{sign_end}} - подпись при приёме
{{page_brake}} - начать с нового листа