Gestion des réservations

La gestion des réservations implique un grand nombre d'actions différentes, examinons chacune plus en détail.

Générer des documents MS Word (docx)

Le système principal de modèles de documents dans RentProg est implémenté sur MS Word (docx). Il existe également un deuxième système de modèles basé sur PDF, dont nous parlerons ci-dessous.

Lorsque vous cliquez sur le bouton Générer les documents, les documents nécessaires à l'enregistrement du bail sont générés et chargés. Le processus de préparation d'un modèle d'accord est décrit en détail dans la section Génération de documents. Après avoir téléchargé les documents générés, ils peuvent être édités dans un éditeur de texte et imprimés.

Générer des documents PDF

Pour activer/désactiver le deuxième système de modèles, vous devez aller dans l'onglet Paramètres de l'entreprise Modèles, là activer/désactiver le commutateur Système de modèles avec signature électronique. Après cela, plusieurs boutons nouvelle génération s’offriront à vous.

L'icône rose « document » est destinée à générer un document au format PDF.

L’icône bleue « crayon avec un trait » est conçue pour enregistrer une image numérique de la signature du client.

Si la signature du client est disponible, le document sera enregistré dans le stockage de fichiers. Une liste de ces documents sera disponible dans la carte de réservation après génération sous le bloc Gestion. Ces fichiers peuvent être téléchargés ou supprimés.

Ce système prend en charge la signature électronique numérique et la signature visuelle du client. Le document PDF est crypté et signé avec une clé spéciale, et dans ce cas le document ne peut pas être piraté ou falsifié. Malheureusement, ce type de signature n'est pas reconnu dans tous les pays.

Inspections

RentProg vous permet de stocker des photos et vidéos des inspections des véhicules avant la livraison et lors de la réception. Cela permet de retrouver à tout moment le client responsable du dommage ou le salarié ayant manqué le dommage. C'est beaucoup plus efficace que divers diagrammes papier, où la nature des dommages est totalement floue.

Pour enregistrer l'état de la voiture, cliquez sur l'icône bleue « appareil photo » et téléchargez une photo ou une vidéo. Sur les appareils mobiles, il est également possible de prendre une photo ou une vidéo directement depuis l'application.

Enregistrez la voiture

Avant de délivrer la voiture, il est nécessaire d'accepter le paiement ; si le paiement n'a pas été reçu, un avertissement sera émis à ce sujet.

Pour lancer la procédure de délivrance d'un véhicule, vous devez cliquer sur l'icône « départ » dans le bloc Contrôle. Ensuite, saisissez les paramètres de délivrance d'une voiture dans les champs appropriés et cliquez sur le bouton Enregistrement de la voiture. Une fois émise, la réservation correspondante est déplacée vers la liste des réservations de départ. Si vous avez mal saisi des paramètres lors de l'émission, par exemple le kilométrage, un employé disposant de droits de gestionnaire peut modifier ces paramètres lors de l'édition de la réservation, l'option est Modifier les données manuellement.

Renouvellement de réservation

Lorsque vous appuyez sur le bouton « horloge verte - flèche » correspondant, la boîte de dialogue de renouvellement du véhicule apparaît. Sur le côté gauche de la fenêtre, vous verrez les paramètres de réservation et les paiements nécessaires ; sur le côté droit, vous devez remplir les champs appropriés : nombre de jours de renouvellement, prix par jour et montant accepté du client pour payer le renouvellement, sélectionner le type de paiement.

Veuillez noter qu'il est possible de prolonger votre réservation sans paiement. Dans ce cas, vous remplissez uniquement le « nombre de jours » et « à quel prix ? champs et laissez le champ « accepté à la location » vide. Lors de l'enregistrement, un avertissement apparaîtra et devra être confirmé. Après cela, la date de fin de la réservation sera décalée du nombre de jours spécifié, le loyer sera facturé selon le prix spécifié, mais le bouton de paiement deviendra rouge avec un montant négatif, signalant que le renouvellement n'a pas été effectué. été payé.

Départ de auto

Lorsque vous cliquez sur le bouton correspondant, une boîte de dialogue d'acceptation de la voiture du client apparaît.

Assurez-vous d'indiquer l'heure de retour réelle et le nouveau kilométrage de la voiture, ceci est important pour le bon fonctionnement du programme. Sélectionnez les paramètres de lavage et de carburant au retour ; s'ils diffèrent des paramètres lors de l'émission, les champs de saisie des majorations correspondantes seront automatiquement inclus. Après avoir saisi des paiements supplémentaires, le remboursement de l'acompte sera automatiquement calculé. Assurez-vous de sélectionner le type de paiement ; les versements complémentaires ne seront déduits du montant de l'acompte que si le type de paiement lors de la restitution de l'acompte coïncide avec le type de paiement lors des retenues correspondantes. En même temps, vous pouvez combiner différents types de paiement.

Exemple. La caution pour la voiture est de 5000, vous faites une déduction pour le lavage de voiture – 500 et pour le temps supplémentaire – 1000. Le client demande que le lavage de voiture soit déduit de la caution et le solde restitué en espèces, et pour le temps supplémentaire il souhaite payer avec le terminal de paiement. Il est nécessaire de sélectionner le type de paiement dans le champ Dépôt - Espèces, dans le champ Lavage saisir 500 - Espèces. i>, dans le champ >Temps supplémentaire saisissez 1000 – Terminal. Le solde de la caution à restituer sera calculé - 4500. Les opérations suivantes auront lieu à la caisse:

- arrivée – 500 – lavage – à la caisse du salarié

- quittance – 1000 – délai supplémentaire – sur le compte courant de l'entreprise

- dépense – 5000 – caution – à la caisse du salarié

En effet, 4 500 (le montant de la caution restituée) sortiront de la caisse du salarié et 1 000 iront sur le compte bancaire de l’entreprise pour payer le temps supplémentaire.

Après avoir saisi toutes les données nécessaires, cliquez sur le bouton Accepter la voiture.

Opérations supplémentaires lors de la réception d'une voiture

Des opérations supplémentaires sont effectuées en appuyant sur les interrupteurs correspondants :

Ne restituez pas la caution.

Le clic est effectué si, pour une raison quelconque, vous ne restituez pas l'acompte au client. Dans ce cas, le montant de la caution restera à la caisse de l'entreprise, et la carte de réservation comportera un trop-payé à hauteur du montant de la caution non restituée.

Remarque 1. Si la caution n'est pas restituée en raison de l'application d'éventuelles pénalités pour le montant total de la caution, il n'est alors pas nécessaire d'activer l'option « ne pas restituer » ; il est nécessaire d'effectuer des déductions sur la caution en saisissant les montants des amendes correspondantes dans les champs Paiements supplémentaires, le calcul de la déduction se fera automatiquement.

Remarque 2. Si la caution n'est pas restituée en raison des conditions de l'entreprise sur la restitution tardive de la caution, cette fonction est mise en œuvre en utilisant l'option Remboursement partiel de la caution.

Problèmes

Si vous souhaitez ajouter des informations sur les problèmes survenus avec lui sur la carte du client, saisissez ces informations dans le champ qui apparaît lorsque vous cliquez sur le curseur « Problèmes ». Ici, vous pouvez modifier la catégorie du client, par exemple, l'ajouter à la « liste noire ».

Restitution partielle de la caution (Restitution différée de la caution)

Cette option s'applique si, pour une raison quelconque, vous ne restituez pas partiellement l'acompte au client. Dans ce cas, le montant de la caution non restituée restera à la caisse de l'entreprise, et la carte de réservation comportera un trop-payé à hauteur du montant de la caution non restituée.

L'objectif principal de cette fonction est la restitution différée de la caution, si les conditions générales de l'entreprise prévoient la conservation temporaire, totale ou partielle de la caution. Le réglage de l'intervalle de temps après lequel, selon les conditions, le dépôt est restitué, se fait dans Paramètres de l'entreprise -> onglet Loyer ici, vous devez renseigner le paramètre Nombre de jours après lesquels la caution est restituée.

Lorsque vous activez cette option, vous devez payer le montant du dépôt actuellement remboursable, hors paiements supplémentaires.

Si l'option Remboursement partiel de l'acompte est appliquée, alors après acceptation de la voiture, la réservation correspondante apparaîtra dans la liste des réservations inactives dans un bloc séparé, en bas de page, tableau Remboursements des dépôts. Le bouton de paiement de ces réservations s'allumera en orange et affichera le montant du trop-payé pour la réservation. La colonne Solde indiquera le montant de la caution non restituée. Une fois l'intervalle de restitution des acomptes défini dans le profil de l'entreprise atteint, une alarme se déclenchera indiquant la nécessité d'un remboursement - la ligne de la réservation correspondante s'allumera en orange.

Pour restituer la caution, lorsque la date limite de restitution arrive, vous devez vous rendre sur la carte de réservation, cliquer sur le bouton « Paiement » et effectuer un paiement pour restituer la caution - saisir le montant à restituer avec un signe négatif. Si des amendes sont reçues, déduisez l'amende en inscrivant le montant dans le champ « Amendes » de la section « Services supplémentaires ».

Exemple. La date limite pour restituer la caution pour une certaine réservation est arrivée, le montant est de 500. Pendant le temps qui s'est écoulé depuis le retour de la voiture, une amende a été reçue pour violation du code de la route d'un montant de 50. Pour restituer la caution et retenir l'amende, vous devez vous rendre sur la fiche de la réservation correspondante, cliquer sur le Paiement, dans le champ Dépôt, saisir le montant - 500, sélectionnez le type de paiement, incluez la section Services supplémentaires, dans le champ Amendes saisissez le montant 50, sélectionnez le type de paiement, cliquez sur Enregistrer. Effectuer un transfert effectif de fonds sur la carte du client d'un montant de : 500-50=450. Après vérification, archivez la réservation.

Examinons les options de conservation des garanties.

- 1er cas - l'acompte est conservé en totalité :

Dans ce cas, vous devez laisser « 0 » dans le champ de saisie du montant du dépôt remboursable. Ensuite, la caution sera temporairement retenue en totalité.

- 2ème cas - la caution est partiellement retenue :

Dans ce cas, dans le champ de saisie du montant remboursable de l'acompte, vous devez saisir le montant de la partie de l'acompte qui doit être restituée au client. Le solde du dépôt sera temporairement retenu.

- 3ème cas : - la caution est partiellement retenue, et d'autres déductions sont effectuées sur le montant à restituer au client (par exemple pour le lavage) :

Dans ce cas, dans le champ de saisie du montant remboursable de l'acompte, vous devez également saisir le montant de la partie de l'acompte qui doit être restituée au client. Saisissez ensuite les montants des versements complémentaires dans les champs appropriés (montants retenus sur la caution, par exemple pour un lave-auto). Un calcul automatique sera effectué du montant qui devra être restitué au client, déduction faite des retenues sur l'acompte.

Exemple. Caution – 500. Le montant de la caution qui fait l'objet d'une retenue temporaire est de 300. Du montant remboursé, il faut déduire pour le lavage de voiture – 50. Cliquez sur le bouton « Remboursement partiel de la caution », saisissez le montant du retour – 200. Ensuite, dans la section « Paiements supplémentaires », saisissez le montant de 50 dans le champ « lavage », sélectionnez le type de paiement – « en espèces ». Il y aura un calcul automatique du montant à restituer au client : 500 (dépôt) – 300 (montant de la rétention temporaire) – 50 (lavage) = 150 (montant du remboursement). Ici aussi, vous pouvez combiner différents types de paiement ; le calcul automatique des retenues sera effectué si le type de paiement pour la restitution de l'acompte et le type de paiement pour les retenues correspondent.

Ne pas envoyer de rappel d'avis

Par défaut, 3 jours après la restitution de la voiture, un message est automatiquement envoyé sur l'email et sur WhatsApp du client (à la connexion) lui demandant de laisser un avis sur les prestations fournies. Dans Paramètres de l'entreprise dans la section Entreprise, vous devez spécifier des liens vers le profil de l'organisation sur les principales plateformes d'avis : annuaire Yandex, annuaire Google, 2GIS, etc. Utilisation des liens à condition, le client pourra laisser un avis. L'option Ne pas envoyer de rappel d'avis a pour but de désactiver l'envoi d'un message au client lui demandant de laisser un avis en cas de problème avec le client, si vous craignez qu'il donne un avis négatif. notation.

Activer la réservation

Le bouton est disponible dans la fiche de réservation inactive. Si vous êtes sûr qu'aucune modification ne doit être apportée à une réservation inactive, il suffit simplement de l'activer, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton correspondant dans le bloc de contrôle des réservations.

Cadeau (journée/heures gratuites)

Il existe des situations où vous devez accorder à un client une journée/heure gratuite, par exemple lorsque vous réparez vous-même une voiture, ou avec un tarif spécial « Semaine de travail » lorsque le paiement est effectué pour 5 jours ouvrables. Vous pouvez également « donner » quelques heures, par exemple lorsqu'un manager est en retard, etc.

Pour offrir un « cadeau », vous devez cliquer sur l’icône grise « cadeau » et remplir les données requises. Vous pouvez sélectionner des heures ou des jours, saisir la quantité et le prix.

Lors de l'application d'un « cadeau », les dates et heures ne changent pas, mais le montant du paiement change. Par exemple, un client a réservé une voiture du 12/08/2023 10h00 au 15/08/2023 10h00, mais a ensuite décidé qu'il n'aurait pas le temps et restituerait la voiture une heure plus tard, vous souhaitez encourager le client et offrez-lui cette heure gratuitement, éditez la réservation en tenant compte de cette heure, un sous-paiement d'une heure se produit, vous ajoutez un « cadeau » de 1 heure, le paiement est égalisé et le sous-paiement disparaît.

Tous les « cadeaux » créés sont visibles sur la fiche de réservation dans une plaque spéciale.

Archiver la réservation

En cliquant sur ce bouton, la réservation inactive est déplacée vers les archives. Le transfert de la réservation aux archives est effectué par le chef du service commercial ou l'employé chargé du contrôle de la réservation.

La réservation sera disponible dans les archives ; si nécessaire, vous pouvez obtenir toutes les informations.

Désarchiver la réservation

En cliquant sur ce bouton, la réservation est déplacée des archives vers la liste des réservations inactives pour un traitement ultérieur, par exemple si la réservation a été rejetée et que vous avez ensuite réussi à récupérer une voiture.

Supprimer la réservation

Vous ne pouvez supprimer qu'une réservation inactive. La suppression d'une réservation inactive est disponible uniquement pour l'administrateur et le gestionnaire. La fonction est prévue pour supprimer les réservations inutiles (par exemple, test ou doublons) ; la suppression des réservations louées n'est pas recommandée afin d'éviter des erreurs dans le programme.