Service

L'objectif principal du module Maintenance est d'informer en temps opportun les employés de la nécessité de toute maintenance, quel qu'en soit le type. Un contrôle quotidien est effectué pour s'assurer que les conditions sont remplies dans lesquelles la maintenance périodique sera transférée de programmée à routine. Pour les services en cours (actifs), le contrôle n'est pas effectué.

L'entretien en cours apparaît dans la rubrique correspondante, dans la fiche du véhicule, ainsi que sur la page principale dans le module Stationné. La maintenance programmée peut être trouvée dans la section correspondante en ouvrant la ligne avec la maintenance en cours.

Tout rappel peut être attaché à une contrepartie spécifique afin de voir l'historique des interactions avec elle dans le futur.

Il existe trois types et quatre types de services dans RentProg.

Types de services

• La maintenance désigne tout ce qui concerne les réparations, l'entretien périodique, etc.
• Les assurances sont des rappels liés aux assurances et aux taxes.
• Paiements : rappels concernant les paiements en cours et à venir.

Types de services

• Périodique - entretien qui doit être effectué à intervalles réguliers ou en fonction de la distance parcourue (kilométrage). Lorsque ce type de prestation est réalisé, une copie est créée, mais avec les paramètres actuels, la date et le kilométrage actuels. L'étape de vérification reste la même. Un exemple est la vidange de l'huile moteur.
• Unique : maintenance qui ne doit être effectuée qu'une seule fois ou dont la fréquence est inconnue. Par exemple, vous devez prévoir de remplacer les pneus après 2 000 kilomètres.

Lors de la création d’une maintenance périodique, celle-ci ne peut être que planifiée. Un contrôle est effectué quotidiennement pour s'assurer du respect des conditions de transfert des prestations du prévu au courant. Lors de la sélection du type Par kilométrage le contrôle sera calculé comme suit : Kilométrage au moment de la dernière révision + (Étape kilométrique - Notifier pour) <= Kilométrage actuel .

Entretien

Description des champs

Type de prestation - en fonction du paramètre sélectionné, un contrôle sera effectué en fonction du kilométrage ou de la date du jour.

Criticité : degré de critique (urgence) de la maintenance. Il peut y en avoir trois types : élevé (rouge), moyen (orange), faible (gris).

Nom est le nom court du service, dans la plupart des cas, c'est le seul visible.

Date du dernier service - date du dernier service. Lors de la sélection du type de service Par nombre de jours ce paramètre permet de vérifier si les conditions dans lesquelles le service est transféré du prévu au courant. Lors de la sélection du type de service Par kilométrage, ce paramètre est uniquement à titre informatif.

Kilométrage au moment de la dernière révision - kilométrage du véhicule au moment de la dernière révision. Lors de la sélection du type de prestation Par kilométrage ce paramètre permet de vérifier le respect des conditions dans lesquelles la maintenance est transférée de planifiée à actuelle. Lors de la sélection du type de prestation Par nombre de jours, ce paramètre est à titre informatif uniquement.

Description - informations supplémentaires sur le service.

Étape kilométrique - étape en kilomètres (miles, nœuds) à travers laquelle l'entretien périodique doit être effectué. Valable lors de la sélection du type de service Par kilométrage.

Pas de jours - pas en jours pendant lequel la maintenance périodique doit être effectuée. Valable lors de la sélection du type de prestation Par nombre de jours.

Notifier pour - paramètre en jours ou en kilomètres, en fonction de la maintenance qui sera activée (transférée de planifiée à actuelle), et la première notification concernant la nécessité d'une maintenance sera envoyée. Si vous le définissez sur 0, alors le service sera activé le jour où les conditions de vérification seront remplies et une seule alerte sera envoyée.

Responsable - employés chargés d'effectuer et de surveiller la maintenance. Lors de la sélection des responsables, la notification leur sera envoyée uniquement ainsi qu'à l'e-mail de l'entreprise pour toutes les notifications. Si vous laissez le champ vide, la notification sera envoyée à tous les salariés. Sur la droite se trouve un bouton vert pour sélectionner tous les employés.

Sélectionner une voiture - champ de sélection du véhicule souhaité. Sur la droite se trouve un bouton vert pour sélectionner toutes les voitures.

Créer un rappel de maintenance

Vous pouvez créer un rappel dans la section Entretien et dans la fiche du véhicule dans l'onglet Entretien. Pour créer, vous devez cliquer sur l’icône verte « plus ».

Selon le type de service sélectionné, différents champs seront disponibles à remplir.

Service final

Pour terminer la maintenance en cours (active), vous devez cliquer sur la notification à ce sujet et saisir les données nécessaires. Une fois la maintenance périodique terminée, une copie sera créée avec de nouvelles données. Il est important de s'en souvenir et une fois terminé, il est préférable de toujours vérifier l'exactitude des données. Les données incorrectes peuvent être modifiées en cliquant sur l'icône "crayon".

Assurance

Description des champs

La plupart des champs sont répétés avec maintenance, nous ne décrirons donc que ceux qui diffèrent.

Date de début de l'assurance  - la date de début de la police d'assurance.

Date d'expiration de l'assurance  - la date d'expiration du contrat d'assurance.

Notifier pour - combien de jours à l'avance envoyer la première notification concernant l'expiration de la police d'assurance. Si vous le définissez sur 0, la notification n'arrivera que le jour où les conditions de vérification seront remplies.

Créer une alerte sur l'expiration d'un contrat d'assurance

Vous pouvez créer un rappel dans la section Assurance. Pour créer, vous devez cliquer sur l’icône verte « plus ».

Résiliation de l'assurance

Pour résilier le contrat d'assurance, vous devez cliquer sur la notification de résiliation et saisir les données requises. A l'issue de la notification périodique, une copie sera créée avec de nouvelles données, de nouvelles dates de validité. Il est important de s'en souvenir et une fois terminé, il est préférable de toujours vérifier l'exactitude des données. Les données incorrectes peuvent être modifiées en cliquant sur l'icône "crayon".

Paiements

Dans cette section, vous pouvez créer un rappel pour tout paiement.

Description des champs

La plupart des champs sont répétés avec maintenance et assurance, nous ne décrirons donc que ceux qui diffèrent.

Date de paiement - le jour où le paiement a été effectué.

Date du prochain paiement : date à laquelle le prochain paiement est programmé.

Nombre de jours après lesquels le paiement doit être effectué - délai de paiement en jours. Une fois créé, ce champ est à titre informatif et ne peut pas être modifié ; il change en raison des changements dans les dates de paiement.

Créer une alerte pour la nécessité d'effectuer un paiement

Vous pouvez créer un rappel dans la section Paiements. Pour créer, vous devez cliquer sur l’icône verte « plus ».

Fin d'un rappel de paiement

Pour compléter le rappel, vous devez cliquer sur la notification correspondante et saisir les données nécessaires. Une fois la notification périodique terminée, une copie sera créée avec de nouvelles données, de nouvelles dates de paiement. Il est important de s'en souvenir et une fois terminé, il est préférable de toujours vérifier l'exactitude des données. Les données incorrectes peuvent être modifiées en cliquant sur l'icône « crayon » ou supprimées et un nouveau rappel créé.