Управљање резервацијама

Управљање резервацијама укључује велики број различитих радњи, погледајмо сваку детаљније.

Генеришите MS Word документе (docx)

Главни систем шаблона докумената у RentProg је имплементиран на MS Word (docx). Tево и другог система шаблона заснованог на PDF, више о њему у наставку.

Када кликнете на дугме Генериши документе, генеришу се и учитавају документи неопходни за регистрацију закупа. Процес припреме шаблона уговора је детаљно описан у одељку Генерисање докумената. Након преузимања генерисаних докумената, они се могу уређивати у уређивачу текста и штампати.

Генеришите PDF документе

Да бисте омогућили/онемогућили други систем шаблона, морате да одете на картицу Подешавања компаније Шаблони, тамо омогућите/онемогућите прекидач Систем шаблона са електронским потписом >. Након тога, неколико дугмади нове генерације ће вам постати доступно.

Ружичаста икона „документ“ је намењена за генерисање документа у PDF формату.

Плава икона „оловка са линијом“ је дизајнирана да сачува дигиталну слику потписа клијента.

Ако је потпис клијента доступан, документ ће бити сачуван у складишту датотека. Листа таквих докумената ће постати доступна на картици за резервације након генерисања у блоку Управљање. Такве датотеке се могу преузети или избрисати.

Овај систем подржава дигитални електронски потпис и визуелни потпис клијента. ПДФ документ је шифрован и потписан посебним кључем и у овом случају документ не може бити хакован или фалсификован. Нажалост, ова врста потписа није призната у свим земљама.

Инспекције

RentProg вам омогућава да чувате фотографије и видео записе прегледа возила пре испоруке и током пријема. Ово вам омогућава да у било ком тренутку пронађете купца одговорног за штету или запосленог који је пропустио штету. Ово је много ефикасније од разних папирних дијаграма, где је природа оштећења потпуно нејасна.

Да бисте сачували стање аутомобила, кликните на плаву икону „камера“ и отпремите фотографију или видео. На мобилним уређајима је такође могуће снимити фотографију или видео директно из апликације.

Пријављивање аутомобила

Пре издавања аутомобила потребно је прихватити плаћање; ако уплата није примљена, биће издато упозорење о томе.

Да бисте започели процедуру за издавање возила, потребно је да кликнете на икону „одлазак“ у Контролном блоку. Затим унесите параметре за издавање аутомобила у одговарајућа поља и кликните на дугме Пријава аутомобила. Након издавања, одговарајућа резервација се премешта на листу резервација за полазак. Ако сте приликом издавања погрешно унели неке параметре, на пример километражу, онда запослени са менаџерским правима може да промени ове параметре у уређивању резервације, опција је Промени податке ручно.

Обнова резервације

Када притиснете одговарајуће дугме "зелени сат - стрелица", појављује се дијалог за обнављање возила. На левој страни прозора видећете потребне параметре резервације и плаћања; на десној страни потребно је да попуните одговарајућа поља: број дана обнове, цену по дану и износ који клијент прихвата за плаћање обнове, изаберите врсту плаћања.

Имајте на уму да је могуће продужити вашу резервацију без плаћања. У овом случају попуњавате само „број дана“ и „по којој цени?“ поља, а поље „прихваћено за изнајмљивање“ оставите празно. Приликом чувања појавиће се упозорење које се мора потврдити. Након овога, крајњи датум резервације ће се померити за наведени број дана, кирија ће се наплаћивати према наведеној цени, али ће дугме за плаћање постати црвено са негативним износом, сигнализирајући да обнова није завршена плаћено.

Провери ауто

Када кликнете на одговарајуће дугме, појављује се дијалог за прихватање аутомобила од клијента.

Обавезно назначите стварно време повратка и нову километражу аутомобила, ово је важно за исправан рад програма. Изаберите параметре прања и горива приликом враћања; ако се разликују од параметара приликом издавања, поља за унос одговарајућих доплата ће аутоматски бити укључена. Након уноса додатних уплата, повраћај депозита ће бити аутоматски обрачунат. Обавезно изаберите врсту плаћања; додатне уплате ће се одбити од износа депозита само ако се врста уплате приликом враћања депозита поклапа са врстом плаћања приликом вршења одговарајућих одбитака. У исто време, можете комбиновати различите врсте плаћања.

Пример. Депозит за ауто је 500, за ауто перионицу правите одбитак – 500 и за допунско време – 100. Клијент тражи да се од депозита одбије аутопраоница и да се стање врати у готовини, а за додатно време он жели да плати помоћу терминала за плаћање. Потребно је да изаберете врсту плаћања у пољу Депозит - Готовина, у поље Прање унесите 50 - Готовина и>, у поље &гт;Додатно време унесите 100 – Терминал. Остатак депозита који се враћа биће обрачунат - 450. На благајни ће се обавити следеће операције:

- долазак – 50 – прање – на касу запосленог

- признаница – 100 – додатно време – на текући рачун предузећа

- трошак - 500 - депозит - на благајни запосленог

У ствари, 450 (износ враћеног депозита) ће напустити касу запосленог, а 100 ће отићи на банковни рачун компаније да плати додатно време.

Након што унесете све потребне податке, кликните на дугме Прихвати аутомобил.

Додатне операције приликом пријема аутомобила

Додатне операције се изводе притиском на одговарајуће прекидаче:

Не враћајте депозит.

Клик се врши ако из неког разлога не вратите депозит клијенту. У овом случају, износ депозита ће остати на благајни компаније, а картица за резервацију ће укључити преплату у износу невраћеног депозита.

Напомена 1. Ако се депозит не врати због примене било каквих казни за цео износ депозита, онда нема потребе да се укључује опција „не враћај“; потребно је извршити одбитке од депозита уносом износа одговарајућих казни у поља Додатна плаћања, обрачунски одбитак ће се аутоматски извршити.

Ноте 2. Ако се депозит не врати због услова компаније о одложеном враћању депозита, ова функција се имплементира помоћу опције Делимични повраћај депозита.

Проблеми

Ако желите да додате информације о проблемима који су настали код њега на картицу клијента, унесите ове податке у поље које се појављује када кликнете на клизач „Проблеми“. Овде можете променити категорију клијента, на пример, додати је на „црну листу“.

Делимично враћање депозита (одложено враћање депозита)

Ова опција се примењује ако из неког разлога не вратите делимично депозит клијенту. У том случају, износ невраћеног депозита остаје на благајни компаније, а картица за резервацију укључује преплату у износу невраћеног депозита.

Главна сврха ове функције је одложено враћање депозита, ако услови и одредбе компаније предвиђају привремено, потпуно или делимично задржавање депозита. Подешавање временског интервала након којег се, према условима, депозит враћа, врши се у Подешавања компаније -&гт; таб <и>Изнајмљивање&нбсп;овде треба да попуните параметар Број дана након којих се депозит враћа.

Када омогућите ову опцију, морате платити износ депозита који се тренутно враћа, искључујући додатна плаћања.

Ако се примени опција Делимични повраћај депозита, онда ће се по прихватању аутомобила одговарајућа резервација појавити на листи Неактивних резервација у посебном блоку, на дну странице, табела Повраћај депозита. Дугме за плаћање на овим резервацијама ће светлети наранџасто и приказати износ преплаћеног износа за резервацију. Колона Стање ће показати износ невраћеног депозита. Након што достигне интервал враћања депозита који је постављен у профилу компаније, појавиће се аларм који указује на потребу за повраћајем новца - линија одговарајуће резервације ће светлети наранџасто.

Да бисте вратили депозит, када дође крајњи рок за враћање, морате отићи на картицу резервације, кликнути на дугме „Плаћање“ и извршити уплату за враћање депозита - унесите износ који желите да вратите са негативним предзнаком. Ако примите новчану казну, одбијте казну уносом износа у поље „Казне“ у одељку „Додатне услуге“.

Пример. Стигао је рок за враћање депозита за одређену резервацију, износ је 500. За време које је протекло од враћања аутомобила стигла је казна за кршење саобраћајних правила у износу од 50. За враћање депозита и задржите казну, морате отићи на картицу одговарајуће резервације, кликните на Плаћање, у поље Депозит унесите износ - 500, изаберите врсту плаћања, укључите одељак Додатне услуге, у поље Казне унесите износ 50, изаберите врсту плаћања, кликните на Сачувај >. Извршите стварни трансфер средстава на картицу клијента у износу од: 500-50=450. Након провере, архивирајте резервацију.

Хајде да размотримо опције за задржавање колатерала.

- 1. случај - депозит се задржава у целости:

У овом случају, морате оставити „0“ у пољу за унос за износ повраћаја депозита. Тада ће депозит привремено бити задржан у целости.

- 2. случај - депозит се делимично задржава:

У том случају, у поље за унос повратног износа депозита потребно је да унесете износ оног дела депозита који се враћа клијенту. Остатак депозита ће бити привремено задржан.

- 3. случај: - депозит се делимично задржава, а други одбици се врше од износа који се враћа клијенту (нпр. за прање):

У овом случају, у поље за унос повратног износа депозита потребно је да унесете и износ оног дела депозита који се враћа клијенту. Затим у одговарајућа поља унесите износе додатних плаћања (износи који се задржавају од депозита, на пример, за прање аутомобила). Биће направљен аутоматски обрачун износа који се мора вратити клијенту, умањен за одбитке од депозита.

Пример. Депозит – 500. Износ депозита који подлеже привременом задржавању је 300. Од рефундираног износа потребно је одбити за прање аутомобила – 50. Кликните на дугме „Делимични повраћај депозита“, унесите износ за повраћај – 200. Затим у одељку „Додатна плаћања“ у поље „прање“ унесите износ од 500, изаберите врсту плаћања – „готовина“. Биће аутоматски обрачун износа који се враћа клијенту: 500 (депозит) – 300 (привремени износ задржавања) – 50 (прање) = 150 (износ поврата). И овде можете комбиновати различите врсте плаћања; аутоматски обрачун одбитка извршиће се уколико се поклапају тип уплате за повраћај депозита и врста плаћања за одбитке.

Не шаљите подсетник за рецензију

Подразумевано, 3 дана након враћања аутомобила, порука се аутоматски шаље на е-пошту клијента и ВхатсАпп (по повезивању) са молбом да остави рецензију о пруженим услугама. У Подешавања компаније у одељку Компанија, морате да наведете везе до профила организације на главним платформама за рецензије: Yandex директоријум, Google директоријум, 2ГИС, итд. Коришћење линкова под условом, клијент ће моћи да остави рецензију. Опција Не шаљи подсетник за рецензију има за циљ да онемогући слање поруке клијенту са молбом да остави рецензију у случају било каквих проблема са клијентом, ако се плашите да ће дати негативан рејтинг.

Активирајте резервацију

Дугме је доступно у неактивној картици за резервацију. Ако сте сигурни да не треба мењати неактивну резервацију, довољно је да је једноставно активирате, то можете учинити кликом на одговарајуће дугме у блоку за контролу резервације.

Поклон (бесплатни дан/сати)

Постоје ситуације када је потребно да клијенту дате слободан дан/сат, на пример, када сами поправљате аутомобил, или са посебном тарифом „Радна недеља“ када се плаћање узима за 5 радних дана. Такође можете „донирати“ неколико сати, на пример, када менаџер касни, итд.

Да бисте дали „поклон“ потребно је да кликнете на сиву икону „поклон“ и попуните тражене податке. Можете одабрати сате или дане, унети количину и цену.

Приликом примене „поклона“, датуми и време се не мењају, али се мења износ уплате. На пример, клијент је резервисао аутомобил од 12.08.2023 10:00 до 15.08.2023 10:00, али је онда одлучио да неће имати времена и да ће вратити ауто сат касније, желите да охрабрите клијенту и дајте му овај сат бесплатно, уредите резервацију узимајући у обзир овај сат, долази до недовољног плаћања за један сат, додајете „поклон“ од 1 сата, плаћање се изједначава и недовољно плаћање нестаје.

Сви креирани „поклони“ су видљиви у резервацијској картици у посебној плочици.

Резервација архиве

Кликом на ово дугме премештате неактивну резервацију у архиву. Пренос резервације у архиву врши шеф одељења продаје или службеник задужен за проверу резервације.

Резервација ће бити доступна у архиви; ако је потребно, можете добити све информације.

Поништи архивирање резервације

Кликом на ово дугме, резервација се премешта из архиве у листу неактивних резервација за даљу обраду, на пример, ако је резервација одбијена, а затим сте успели да преузмете аутомобил.

Избриши резервацију

Можете избрисати само неактивну резервацију. Брисање неактивне резервације доступно је само администратору и менаџеру. Функција је обезбеђена за брисање непотребних резервација (на пример, тест или дупликати); брисање изнајмљених резервација не препоручује се како би се избегле грешке у програму.