Gestione delle prenotazioni

La gestione delle prenotazioni prevede un gran numero di azioni diverse, esaminiamole ciascuna più in dettaglio.

Genera documenti MS Word (docx)

Il sistema principale di modelli di documenti in RentProg è implementato su MS Word (docx). Esiste anche un secondo sistema di modelli basato su PDF, di cui parleremo più avanti.

Cliccando sul pulsante Genera documenti vengono generati e caricati i documenti necessari alla registrazione del contratto di locazione. Il processo di preparazione di un modello di accordo è descritto in dettaglio nella sezione Generazione di documenti. Dopo aver scaricato i documenti generati, possono essere modificati in un editor di testo e stampati.

Genera documenti PDF

Per abilitare/disabilitare il secondo sistema di modelli, devi andare alla scheda Impostazioni azienda Modelli, lì abilitare/disabilitare l'interruttore Sistema di modelli con firma elettronica. Successivamente, saranno disponibili diversi pulsanti di nuova generazione.

L'icona rosa "documento" ha lo scopo di generare un documento in formato PDF.

L’icona blu “matita con una linea” è progettata per salvare un’immagine digitale della firma del cliente.

Se la firma del cliente è disponibile, il documento verrà salvato nell'archivio file. Un elenco di tali documenti sarà disponibile nella scheda di prenotazione dopo la generazione nel blocco Gestione. Tali file possono essere scaricati o eliminati.

Questo sistema supporta la firma elettronica digitale e la firma visiva del cliente. Il documento PDF viene crittografato e firmato con una chiave speciale e in questo caso il documento non può essere violato o contraffatto. Purtroppo questo tipo di firma non è riconosciuta in tutti i paesi.

Ispezioni

RentProg ti consente di archiviare foto e video delle ispezioni dei veicoli prima della consegna e durante la ricezione. Questo permette di individuare in ogni momento il cliente responsabile del danno o il dipendente che si è sottratto al danno. Questo è molto più efficace di vari diagrammi cartacei, in cui la natura del danno non è completamente chiara.

Per salvare lo stato dell'auto, clicca sull'icona blu “fotocamera” e carica una foto o un video. Sui dispositivi mobili è anche possibile scattare una foto o registrare un video direttamente dall'applicazione.

Effettua il check-in in macchina

Prima del rilascio della vettura è necessario accettare il pagamento; qualora il pagamento non sia stato ricevuto verrà emesso un avviso in merito.

Per avviare la procedura di rilascio del veicolo è necessario cliccare sull'icona “partenza” nel blocco Controllo. Successivamente, inserisci i parametri per l'emissione di un'auto nei campi appropriati e fai clic sul pulsante Check-in auto. Una volta emessa, la prenotazione corrispondente viene spostata nell'elenco delle prenotazioni di partenza. Se hai inserito erroneamente qualche parametro durante l'emissione, ad esempio il chilometraggio, un dipendente con diritti di manager può modificare questi parametri durante la modifica della prenotazione, l'opzione è Modifica dati manualmente.

Rinnovo della prenotazione

Quando si preme il pulsante corrispondente "orologio verde - freccia", viene visualizzata la finestra di dialogo per il rinnovo del veicolo. Sul lato sinistro della finestra vedrai i parametri di prenotazione e i pagamenti necessari; sul lato destro è necessario compilare gli appositi campi: numero di giorni di rinnovo, prezzo giornaliero e importo accettato dal cliente per pagare il rinnovo, selezionare il tipo di pagamento.

Nota che è possibile prolungare la prenotazione senza pagamento. In questo caso inserisci solo il “numero di giorni” e “a quale prezzo?” e lascia vuoto il campo "accettato per l'affitto". Durante il salvataggio apparirà un avviso che dovrà essere confermato. Successivamente la data di fine della prenotazione verrà spostata del numero di giorni specificato, l'affitto verrà addebitato in base al prezzo specificato, ma il pulsante di pagamento diventerà rosso con un importo negativo, segnalando che il rinnovo non è avvenuto stato pagato.

Presa un'auto

Quando si fa clic sul pulsante corrispondente, viene visualizzata una finestra di dialogo per accettare l'auto dal client.

Assicurati di indicare l'orario effettivo di ritorno e il nuovo chilometraggio dell'auto, questo è importante per il corretto funzionamento del programma. Selezionare i parametri di lavaggio e carburante al rientro; se differiscono dai parametri di emissione verranno automaticamente inseriti i campi di inserimento dei relativi supplementi. Dopo aver inserito pagamenti aggiuntivi, il rimborso del deposito verrà calcolato automaticamente. Assicurati di selezionare il tipo di pagamento; i pagamenti aggiuntivi verranno detratti dall'importo del deposito solo se il tipo di pagamento al momento della restituzione del deposito coincide con il tipo di pagamento al momento delle corrispondenti detrazioni. Allo stesso tempo, puoi combinare diversi tipi di pagamento.

Esempio. La cauzione per l'auto è di 5000, si fa una detrazione per l'autolavaggio – 500 e per il tempo aggiuntivo – 1000. Il cliente chiede che l'autolavaggio venga detratto dalla cauzione e il saldo restituito in contanti, e per il tempo aggiuntivo lui vuole pagare utilizzando il terminale di pagamento. È necessario selezionare il tipo di pagamento nel campo Deposito - Contanti, nel campo Lava inserire 500 - Contanti i>, nel campo >Tempo aggiuntivo inserisci 1000 – Terminale. Verrà calcolato il saldo della cauzione da restituire - 4500. Alla cassa si svolgeranno le seguenti operazioni:

- arrivo – 50 – lavaggio – presso la cassa del dipendente

- ricevuta – 100 – tempo aggiuntivo – sul conto corrente della società

- spesa – 500 – deposito – presso la cassa del dipendente

Infatti, 450 (l’importo della cauzione restituita) lasceranno la cassa del dipendente e 1.000 andranno sul conto corrente dell’azienda per pagare il tempo aggiuntivo.

Dopo aver inserito tutti i dati necessari, clicca sul pulsante Accetta auto.

Operazioni aggiuntive quando si riceve un'auto

Ulteriori operazioni vengono eseguite premendo gli interruttori corrispondenti:

Non restituire il deposito.

Il clic viene eseguito se per qualche motivo non si restituisce il deposito al cliente. In questo caso, l'importo del deposito rimarrà alla cassa dell'azienda e la carta di prenotazione riporterà un pagamento in eccesso pari all'importo del deposito non restituito.

Nota 1. Se la cauzione non viene restituita a causa dell'applicazione di eventuali penali per l'intero importo della cauzione non è necessario abilitare l'opzione “non restituzione”; è necessario effettuare delle trattenute dal deposito inserendo gli importi delle sanzioni corrispondenti nei campi Pagamenti aggiuntivi, il calcolo della trattenuta avverrà automaticamente.

Nota 2. Se il deposito non viene restituito a causa delle condizioni della società sulla restituzione ritardata del deposito, questa funzione viene implementata utilizzando l'opzione Rimborso parziale del deposito.

I problemi

Se desideri aggiungere informazioni sui problemi che sono sorti con lui sulla carta del cliente, inserisci queste informazioni nel campo che appare quando fai clic sul dispositivo di scorrimento "Problemi". Qui puoi modificare la categoria del cliente, ad esempio aggiungerlo alla "lista nera".

Restituzione parziale della cauzione (Restituzione ritardata della cauzione)

Questa opzione si applica se per qualche motivo non restituisci parzialmente il deposito al cliente. In questo caso, l'importo del deposito non restituito rimarrà alla cassa dell'azienda e la carta di prenotazione riporterà un pagamento in eccesso pari all'importo del deposito non restituito.

Lo scopo principale di questa funzione è la restituzione differita del deposito, se i termini e le condizioni della società prevedono il mantenimento temporaneo, totale o parziale del deposito. L'impostazione dell'intervallo di tempo dopo il quale, a seconda delle condizioni, verrà restituito il deposito, viene effettuata in Impostazioni azienda -> scheda Affitto qui è necessario compilare il parametro Numero di giorni dopo i quali viene restituito il deposito.

Quando abiliti questa opzione, devi pagare l'importo del deposito attualmente rimborsabile, esclusi i pagamenti aggiuntivi.

Se viene applicata l'opzione Rimborso parziale del deposito, dopo aver accettato l'auto, la prenotazione corrispondente apparirà nell'elenco delle Prenotazioni inattive in un blocco separato, in fondo alla pagina, tabella Rimborsi dei depositi. Il pulsante di pagamento su queste prenotazioni si illuminerà di arancione e visualizzerà l'importo del pagamento in eccesso per la prenotazione. La colonna Saldo indicherà l'importo del deposito non restituito. Una volta raggiunto l'intervallo di restituzione del deposito impostato nel profilo aziendale, si verificherà un allarme che indica la necessità di un rimborso: la riga della prenotazione corrispondente si illuminerà in arancione.

Per restituire la caparra, quando arriva il termine ultimo per la restituzione, è necessario recarsi sulla scheda di prenotazione, cliccare sul pulsante “Pagamento” ed effettuare un pagamento per restituire la caparra - inserire l'importo da restituire con un segno negativo. In caso di multe, detrarre la multa inserendo l'importo nel campo “Multe” della sezione “Servizi aggiuntivi”.

Esempio. È arrivato il termine per la restituzione del deposito per una determinata prenotazione, l'importo è 500. Nel tempo trascorso dalla restituzione dell'auto, è stata ricevuta una multa per violazione del codice della strada per un importo di 50. Per restituire il deposito e trattenere la multa, bisogna andare sulla scheda della prenotazione corrispondente, cliccare su Pagamento, nel campo Deposito, inserire l'importo - 500, seleziona il tipo di pagamento, includi la sezione Servizi aggiuntivi, nel campo Multe inserisci l'importo 50, seleziona il tipo di pagamento, clicca su Salva. Effettua un trasferimento effettivo di fondi sulla carta del cliente per un importo di: 500-50=450. Dopo la verifica, archivia la prenotazione.

Consideriamo le opzioni per trattenere la garanzia.

- 1° caso: il deposito viene trattenuto per intero:

In questo caso, è necessario lasciare "0" nel campo di immissione per l'importo del deposito rimborsabile. Successivamente la caparra verrà temporaneamente trattenuta per intero.

- 2° caso - la caparra viene parzialmente trattenuta:

In questo caso, nel campo per l'inserimento dell'importo rimborsabile del deposito, è necessario inserire l'importo di quella parte del deposito che dovrà essere restituita al cliente. Il saldo della caparra verrà temporaneamente trattenuto.

- 3° caso: - la cauzione viene parzialmente trattenuta e vengono effettuate altre trattenute sull'importo da restituire al cliente (ad esempio per il lavaggio):

In questo caso, nel campo per l'inserimento dell'importo rimborsabile del deposito, è necessario inserire anche l'importo di quella parte del deposito che dovrà essere restituita al cliente. Successivamente, inserisci gli importi dei pagamenti aggiuntivi nei campi appropriati (importi che vengono trattenuti dal deposito, ad esempio per un autolavaggio). Verrà effettuato un calcolo automatico dell'importo che dovrà essere restituito al cliente, meno le trattenute dal deposito.

Esempio. Deposito – 500. L'importo del deposito soggetto a trattenuta temporanea è 3000. Dall'importo rimborsato è necessario detrarre per l'autolavaggio – 50. Fare clic sul pulsante “Rimborso parziale del deposito”, inserire l'importo del reso – 2000. Successivamente, nella sezione “Pagamenti aggiuntivi”, inserisci l’importo di 50 nel campo “lavaggio”, seleziona il tipo di pagamento – “contanti”. Verrà calcolato automaticamente l'importo da restituire al cliente: 500 (cauzione) – 300 (importo trattenuta temporanea) – 50 (lavaggio) = 150 (importo rimborso). Anche qui è possibile combinare diverse tipologie di pagamento; nel caso in cui la tipologia di pagamento per la restituzione della cauzione e la tipologia di pagamento per le trattenute coincidano, verrà effettuato il calcolo automatico delle trattenute.

Non inviare promemoria di revisione

Per impostazione predefinita, 3 giorni dopo la restituzione dell'auto, viene inviato automaticamente un messaggio all'e-mail e a Whatsapp del cliente (previa connessione) chiedendogli di lasciare una recensione sui servizi forniti. In Impostazioni azienda nella sezione Azienda, è necessario specificare i collegamenti al profilo dell'organizzazione sulle principali piattaforme per le revisioni: directory Yandex, directory Google, 2GIS, ecc. Utilizzo dei collegamenti a condizione che il cliente possa lasciare una recensione. L'opzione Non inviare un promemoria di recensione ha lo scopo di disabilitare l'invio di un messaggio al cliente chiedendogli di lasciare una recensione in caso di problemi con il cliente, se hai paura che dia un commento negativo valutazione.

Attiva la prenotazione

Il pulsante è disponibile nella scheda di prenotazione inattiva. Se sei sicuro che non sia necessario apportare modifiche ad una prenotazione inattiva, è sufficiente attivarla, puoi farlo cliccando sul pulsante corrispondente nel blocco di controllo della prenotazione.

Regalo (giorni/ore gratuiti)

Ci sono situazioni in cui è necessario concedere a un cliente un giorno/ora gratuito, ad esempio quando si ripara un'auto da soli, o con una tariffa speciale "Settimana lavorativa" quando il pagamento viene effettuato per 5 giorni lavorativi. Puoi anche “donare” qualche ora, ad esempio, quando un manager è in ritardo, ecc.

Per fare un “regalo” è necessario cliccare sull'icona grigia “regalo” e compilare i dati richiesti. Puoi selezionare orari o giorni, inserire quantità e prezzo.

Quando si applica un “regalo”, le date e gli orari non cambiano, ma cambia l'importo del pagamento. Ad esempio, un cliente ha prenotato un'auto dal 12/08/2023 alle 10:00 al 15/08/2023 alle 10:00, ma poi ha deciso che non avrebbe avuto tempo e avrebbe restituito l'auto un'ora dopo, si vuole incoraggiare il cliente cliente e gli diamo quest'ora gratuitamente, modifichiamo la prenotazione tenendo conto di quest'ora, si verifica un pagamento insufficiente per un'ora, aggiungi un "regalo" di 1 ora, il pagamento viene parificato e il pagamento insufficiente scompare.

Tutti i “regali” realizzati sono visibili nella scheda di prenotazione in un'apposita targhetta.

Archivia prenotazione

Facendo clic su questo pulsante si sposta la prenotazione inattiva nell'archivio. Il trasferimento della prenotazione nell'archivio viene effettuato dal responsabile dell'ufficio commerciale o dal dipendente incaricato del controllo della prenotazione.

La prenotazione sarà disponibile in archivio; se necessario è possibile ottenere tutte le informazioni.

Annulla l'archiviazione della prenotazione

Facendo clic su questo pulsante, la prenotazione viene spostata dall'archivio all'elenco delle prenotazioni inattive per un'ulteriore elaborazione, ad esempio, se la prenotazione è stata rifiutata e quindi sei riuscito a ritirare un'auto.

Elimina prenotazione

Puoi eliminare solo una prenotazione inattiva. L'eliminazione di una prenotazione inattiva è disponibile solo per l'amministratore e il gestore. È prevista la funzione per eliminare prenotazioni non necessarie (ad esempio test o duplicati); eliminare le prenotazioni affittate è sconsigliato per evitare errori nel programma.