Buchungsverwaltung

Die Buchungsverwaltung umfasst eine große Anzahl verschiedener Aktionen. Schauen wir uns die einzelnen Aktionen genauer an.

Generieren Sie MS Word-Dokumente (docx)

Das Hauptsystem der Dokumentvorlagen in RentProg ist auf MS Word (docx) implementiert. Es gibt auch ein zweites PDF-basiertes Vorlagensystem, mehr dazu weiter unten.

Wenn Sie auf die Schaltfläche Dokumente generieren klicken, werden die für die Registrierung des Mietvertrags erforderlichen Dokumente generiert und geladen. Der Prozess der Vorbereitung einer Vertragsvorlage wird im Abschnitt Dokumenterstellung ausführlich beschrieben. Nach dem Herunterladen der generierten Dokumente können diese in einem Texteditor bearbeitet und ausgedruckt werden.

Generieren Sie PDF-Dokumente

Um das zweite Vorlagensystem zu aktivieren/deaktivieren, müssen Sie zur Registerkarte Unternehmenseinstellungen Vorlagen gehen und dort den Schalter Vorlagensystem mit elektronischer Signatur. Danach stehen Ihnen mehrere Schaltflächen der neuen Generation zur Verfügung.

Das rosafarbene „Dokument“-Symbol dient dazu, ein Dokument im PDF-Format zu generieren.

Das blaue Symbol „Bleistift mit Linie“ dient dazu, ein digitales Bild der Unterschrift des Kunden zu speichern.

Liegt die Unterschrift des Auftraggebers vor, wird das Dokument im Dateispeicher abgelegt. Eine Liste dieser Dokumente wird nach der Erstellung im Block Verwaltung auf der Buchungskarte verfügbar sein. Solche Dateien können heruntergeladen oder gelöscht werden.

Dieses System unterstützt die digitale elektronische Signatur und die visuelle Signatur des Kunden. Das PDF-Dokument wird mit einem speziellen Schlüssel verschlüsselt und signiert. In diesem Fall kann das Dokument weder gehackt noch gefälscht werden. Leider wird diese Art der Signatur nicht in allen Ländern anerkannt.

Inspektionen

Mit RentProg können Sie Fotos und Videos von Fahrzeuginspektionen vor der Auslieferung und während des Empfangs speichern. So können Sie jederzeit den für den Schaden verantwortlichen Kunden oder den Mitarbeiter ermitteln, der den Schaden verursacht hat. Dies ist viel effektiver als verschiedene Papierdiagramme, bei denen die Art des Schadens völlig unklar ist.

Um den Zustand des Fahrzeugs zu speichern, klicken Sie auf das blaue „Kamera“-Symbol und laden Sie ein Foto oder Video hoch. Auf mobilen Geräten ist es auch möglich, direkt aus der Anwendung heraus ein Foto oder Video aufzunehmen.

Checken Sie das Auto ein

Vor der Übergabe des Fahrzeugs ist die Zahlungsannahme erforderlich; Sollte die Zahlung nicht eingegangen sein, erfolgt eine Mahnung hierüber.

Um mit dem Verfahren zur Ausstellung eines Fahrzeugs zu beginnen, müssen Sie im Steuerblock auf das Symbol „Abfahrt“ klicken. Geben Sie als Nächstes die Parameter für die Ausstellung eines Fahrzeugs in die entsprechenden Felder ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Fahrzeug einchecken. Nach der Ausstellung wird die entsprechende Reservierung in die Liste der Abflugreservierungen verschoben. Wenn Sie bei der Ausstellung falsche Parameter eingegeben haben, beispielsweise den Kilometerstand, kann ein Mitarbeiter mit Managerrechten diese Parameter bei der Bearbeitung der Reservierung ändern. Die Option lautet Daten manuell ändern.

Erneuerung der Buchung

Wenn Sie auf die entsprechende Schaltfläche „Grüne Uhr – Pfeil“ klicken, wird das Dialogfeld zur Fahrzeugverlängerung angezeigt. Auf der linken Seite des Fensters sehen Sie die notwendigen Reservierungsparameter und Zahlungen; Auf der rechten Seite müssen Sie die entsprechenden Felder ausfüllen: Anzahl der Verlängerungstage, Preis pro Tag und vom Kunden akzeptierter Betrag für die Verlängerung, wählen Sie die Zahlungsart.

Bitte beachten Sie, dass eine Verlängerung Ihrer Reservierung ohne Zahlung möglich ist. In diesem Fall füllen Sie nur die Felder „Anzahl Tage“ und „Zu welchem Preis?“ aus. Felder aus und lassen Sie das Feld „Zur Miete angenommen“ leer. Beim Speichern erscheint eine Warnung, die bestätigt werden muss. Danach verschiebt sich das Enddatum der Reservierung um die angegebene Anzahl von Tagen, die Miete wird entsprechend dem angegebenen Preis berechnet, aber die Zahlungsschaltfläche wird rot und zeigt einen negativen Betrag an, was signalisiert, dass die Verlängerung nicht erfolgt ist wurde bezahlt.

Ein Auto auschecken

Wenn Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken, erscheint ein Dialogfenster zur Annahme des Autos vom Kunden.

Geben Sie unbedingt die tatsächliche Rückgabezeit und den neuen Kilometerstand des Fahrzeugs an. Dies ist wichtig für den korrekten Betrieb des Programms. Wählen Sie bei der Rückgabe die Wasch- und Kraftstoffparameter aus; Sollten diese von den Parametern bei der Ausstellung abweichen, werden die Eingabefelder für die entsprechenden Zuschläge automatisch eingebunden. Nach Eingabe zusätzlicher Zahlungen wird die Rückerstattung der Anzahlung automatisch berechnet. Wählen Sie unbedingt die Zahlungsart aus; Zusätzliche Zahlungen werden nur dann von der Höhe der Anzahlung abgezogen, wenn die Zahlungsart bei der Rückerstattung der Anzahlung mit der Zahlungsart bei der Vornahme der entsprechenden Abzüge übereinstimmt. Dabei können Sie verschiedene Zahlungsarten kombinieren.

Beispiel. Die Kaution für das Auto beträgt 500, Sie machen einen Abzug für die Autowäsche – 50 und für die zusätzliche Zeit – 100. Der Kunde bittet darum, dass die Autowäsche von der Kaution abgezogen wird und der Restbetrag in bar zurückgegeben wird, und für die zusätzliche Zeit, die er in Anspruch genommen hat möchte über das Zahlungsterminal bezahlen. Es ist notwendig, die Zahlungsart im Feld Einzahlung auszuwählen – Bargeld, im Feld Wäsche geben Sie 50 – Bargeld, geben Sie im Feld >Zusätzliche Zeit 100 – Terminal ein. Der Restbetrag der zurückzuzahlenden Kaution wird berechnet - 450. An der Kasse werden folgende Vorgänge durchgeführt:

- Ankunft – 50 – Waschen – an der Kasse des Mitarbeiters

- Quittung – 100 – zusätzliche Zeit – auf das Girokonto des Unternehmens

- Spesen – 500 – Kaution – an der Kasse des Mitarbeiters

Tatsächlich werden 450 (der Betrag der zurückgegebenen Anzahlung) von der Kasse des Mitarbeiters abgebucht und 1.000 gehen auf das Bankkonto des Unternehmens, um die zusätzliche Zeit zu bezahlen.

Nachdem Sie alle erforderlichen Daten eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Fahrzeug akzeptieren.

Zusätzliche Vorgänge beim Erhalt eines Autos

Zusätzliche Vorgänge werden durch Drücken der entsprechenden Schalter ausgeführt:

Anzahlung nicht zurückerstatten.

Das Klicken erfolgt, wenn Sie die Anzahlung aus irgendeinem Grund nicht an den Kunden zurückzahlen. In diesem Fall verbleibt der Betrag der Anzahlung an der Kasse des Unternehmens und auf der Reservierungskarte wird eine Überzahlung in Höhe der nicht zurückerstatteten Anzahlung ausgewiesen.

Hinweis 1. Wenn die Anzahlung aufgrund der Verhängung von Strafen für den gesamten Anzahlungsbetrag nicht zurückerstattet wird, besteht keine Notwendigkeit, die Option „Nicht zurückerstatten“ zu aktivieren; Es ist notwendig, Abzüge von der Kaution vorzunehmen, indem Sie die Beträge der entsprechenden Bußgelder in die Felder Zusätzliche Zahlungen eingeben. Der Berechnungsabzug erfolgt automatisch.

Hinweis 2. Wenn die Anzahlung aufgrund der Bedingungen des Unternehmens zur verspäteten Rückerstattung der Anzahlung nicht zurückerstattet wird, wird diese Funktion über die Option Teilweise Rückerstattung der Anzahlung implementiert.

Probleme

Wenn Sie der Kundenkarte Informationen über bei ihm aufgetretene Probleme hinzufügen möchten, geben Sie diese Informationen in das Feld ein, das erscheint, wenn Sie auf den Schieberegler „Probleme“ klicken. Hier können Sie die Kategorie des Kunden ändern, ihn beispielsweise zur „schwarzen Liste“ hinzufügen.

Teilweise Rückerstattung der Kaution (verzögerte Rückerstattung der Kaution)

Diese Option gilt, wenn Sie die Anzahlung aus irgendeinem Grund nicht teilweise an den Kunden zurückzahlen. In diesem Fall verbleibt der Betrag der nicht zurückerstatteten Anzahlung an der Kasse des Unternehmens und auf der Reservierungskarte wird eine Überzahlung in Höhe der nicht zurückerstatteten Anzahlung ausgewiesen.

Der Hauptzweck dieser Funktion ist die aufgeschobene Rückgabe der Kaution, wenn die Geschäftsbedingungen des Unternehmens eine vorübergehende, vollständige oder teilweise Einbehaltung der Kaution vorsehen. Das Festlegen des Zeitintervalls, nach dem die Anzahlung gemäß den Bedingungen zurückerstattet wird, erfolgt in den Unternehmenseinstellungen -> Registerkarte Miete hier müssen Sie den Parameter Anzahl der Tage, nach denen die Kaution zurückerstattet wird ausfüllen.

Wenn Sie diese Option aktivieren, müssen Sie den aktuell rückzahlbaren Anzahlungsbetrag zahlen, ausgenommen zusätzliche Zahlungen.

Wenn die Option Teilweise Rückerstattung der Anzahlung angewendet wird, erscheint die entsprechende Reservierung nach der Annahme des Fahrzeugs in der Liste der inaktiven Reservierungen in einem separaten Block unten auf der Seite, Tabelle Anzahlungsrückerstattung. Die Zahlungsschaltfläche dieser Buchungen leuchtet orange und zeigt den Überzahlungsbetrag für die Buchung an. In der Spalte Saldo wird der Betrag der nicht zurückerstatteten Anzahlung angezeigt. Nach Erreichen des im Firmenprofil eingestellten Anzahlungsrückgabeintervalls erfolgt ein Alarm, der auf die Notwendigkeit einer Rückerstattung hinweist – die Zeile der entsprechenden Reservierung leuchtet orange auf.

Um die Anzahlung zurückzuerstatten, müssen Sie bei Ablauf der Rückgabefrist auf der Reservierungskarte auf die Schaltfläche „Zahlung“ klicken und eine Zahlung zur Rückerstattung der Anzahlung vornehmen – geben Sie den zurückzuerstattenden Betrag mit einem negativen Vorzeichen ein. Wenn Bußgelder eingehen, ziehen Sie das Bußgeld ab, indem Sie den Betrag in das Feld „Bußgelder“ im Abschnitt „Zusatzleistungen“ eingeben.

Beispiel. Die Frist für die Rückerstattung der Kaution für eine bestimmte Reservierung ist abgelaufen, der Betrag beträgt 500. In der Zeit, die seit der Rückgabe des Fahrzeugs vergangen ist, wurde eine Geldstrafe wegen Verstoßes gegen die Verkehrsregeln in Höhe von 500 erhoben. Zur Rückerstattung der Kaution Um die Strafe einzubehalten, müssen Sie zur Karte der entsprechenden Reservierung gehen, auf Zahlung klicken und im Feld Anzahlung den Betrag - eingeben 500, wählen Sie die Zahlungsart aus, fügen Sie den Abschnitt Zusatzleistungen hinzu, geben Sie im Feld Bußgelder den Betrag ein 500, wählen Sie die Zahlungsart aus, klicken Sie auf Speichern. Führen Sie eine tatsächliche Geldüberweisung auf die Karte des Kunden in Höhe von 500-50=450 durch. Archivieren Sie die Reservierung nach der Prüfung.

Betrachten wir Möglichkeiten zur Aufbewahrung von Sicherheiten.

- 1. Fall – die Anzahlung wird vollständig einbehalten:

In diesem Fall müssen Sie im Eingabefeld für den rückzahlbaren Anzahlungsbetrag „0“ belassen. Dann wird die Anzahlung vorübergehend in voller Höhe einbehalten.

- 2. Fall – die Anzahlung wird teilweise einbehalten:

In diesem Fall müssen Sie im Feld zur Eingabe des rückzahlbaren Betrags der Anzahlung den Betrag des Teils der Anzahlung eingeben, der an den Kunden zurückerstattet werden soll. Der Restbetrag der Anzahlung wird vorübergehend einbehalten.

- 3. Fall: - Die Kaution wird teilweise einbehalten und andere Abzüge werden von dem an den Kunden zurückzuerstattenden Betrag vorgenommen (z. B. für Wäsche):

In diesem Fall müssen Sie im Feld zur Eingabe des rückzahlbaren Betrags der Anzahlung auch den Betrag des Teils der Anzahlung eingeben, der an den Kunden zurückerstattet werden soll. Geben Sie anschließend in den entsprechenden Feldern die Beträge der Nachzahlungen ein (Beträge, die beispielsweise für eine Autowäsche von der Kaution einbehalten werden). Es erfolgt eine automatische Berechnung des Betrags, der dem Kunden zurückerstattet werden muss, abzüglich der Abzüge von der Anzahlung.

Beispiel. Kaution – 500. Der Betrag der Kaution, der vorübergehend einbehalten wird, beträgt 300. Vom erstatteten Betrag müssen 50 für die Autowäsche abgezogen werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Teilweise Rückerstattung der Kaution“ und geben Sie den Rückerstattungsbetrag ein – 200. Geben Sie anschließend im Abschnitt „Zusätzliche Zahlungen“ den Betrag von 50 in das Feld „Waschen“ ein und wählen Sie die Zahlungsart „Bargeld“. Der an den Kunden zurückzuzahlende Betrag wird automatisch berechnet: 500 (Anzahlung) – 300 (vorübergehender Einbehalt) – 50 (Waschbetrag) = 150 (Rückerstattungsbetrag). Auch hier können Sie verschiedene Zahlungsarten kombinieren; Eine automatische Berechnung der Abzüge erfolgt, wenn die Zahlungsart für die Rückerstattung der Anzahlung und die Zahlungsart für die Abzüge übereinstimmen.

Keine Bewertungserinnerung senden

Standardmäßig wird 3 Tage nach Rückgabe des Fahrzeugs automatisch eine Nachricht an die E-Mail-Adresse des Kunden und an WhatsApp (nach der Verbindung) gesendet, in der er aufgefordert wird, eine Bewertung zu den erbrachten Dienstleistungen abzugeben. In den Unternehmenseinstellungen im Abschnitt Unternehmen müssen Sie Links zum Profil der Organisation auf den wichtigsten Plattformen für Bewertungen angeben: Yandex-Verzeichnis, Google-Verzeichnis, 2GIS usw. Verwenden Sie die Links Vorausgesetzt, der Kunde kann eine Bewertung abgeben. Die Option Keine Bewertungserinnerung senden soll das Senden einer Nachricht an den Kunden mit der Aufforderung, eine Bewertung abzugeben, im Falle von Problemen mit dem Kunden deaktivieren, wenn Sie befürchten, dass er eine negative Bewertung abgibt Bewertung.

Reservierung aktivieren

Die Schaltfläche ist in der inaktiven Buchungskarte verfügbar. Wenn Sie sicher sind, dass an einer inaktiven Reservierung keine Änderungen vorgenommen werden müssen, reicht es aus, diese einfach zu aktivieren. Dies können Sie durch Klicken auf die entsprechende Schaltfläche im Reservierungskontrollblock tun.

Geschenk (freier Tag/Stunden)

Es gibt Situationen, in denen Sie einem Kunden einen freien Tag/eine freie Stunde gewähren müssen, zum Beispiel wenn Sie ein Auto selbst reparieren, oder mit einem speziellen „Arbeitswochen“-Tarif, wenn die Zahlung für 5 Arbeitstage erfolgt. Sie können auch ein paar Stunden „spenden“, z. B. wenn ein Manager verspätet ist usw.

Um ein „Geschenk“ bereitzustellen, müssen Sie auf das graue „Geschenk“-Symbol klicken und die erforderlichen Daten eingeben. Sie können Stunden oder Tage auswählen, Menge und Preis eingeben.

Bei der Beantragung eines „Geschenks“ ändern sich Datum und Uhrzeit nicht, wohl aber der Zahlungsbetrag. Wenn beispielsweise ein Kunde vom 12.08.2023 10:00 Uhr bis zum 15.08.2023 10:00 Uhr ein Auto gebucht hat, dann aber entschieden hat, dass er keine Zeit haben würde und das Auto eine Stunde später zurückgeben würde, möchte man das fördern Geben Sie dem Kunden diese Stunde kostenlos, bearbeiten Sie die Reservierung unter Berücksichtigung dieser Stunde, es entsteht eine Unterzahlung für eine Stunde, Sie fügen ein „Geschenk“ von 1 Stunde hinzu, die Zahlung wird ausgeglichen und die Unterzahlung verschwindet.

Alle erstellten „Geschenke“ sind auf der Reservierungskarte auf einem speziellen Schild sichtbar.

Archivbuchung

Durch Klicken auf diese Schaltfläche wird die inaktive Buchung in das Archiv verschoben. Die Übergabe der Reservierung an das Archiv erfolgt durch den Leiter der Verkaufsabteilung bzw. den für die Prüfung der Reservierung zuständigen Mitarbeiter.

Die Buchung wird im Archiv verfügbar sein; Bei Bedarf erhalten Sie alle Informationen.

Buchung dearchivieren

Durch Klicken auf diese Schaltfläche wird die Reservierung aus dem Archiv in die Liste der inaktiven Buchungen zur weiteren Bearbeitung verschoben, beispielsweise wenn die Reservierung abgelehnt wurde und Sie es dann geschafft haben, ein Auto abzuholen.

Buchung löschen

Sie können nur eine inaktive Buchung löschen. Das Löschen einer inaktiven Reservierung ist nur für den Administrator und Manager möglich. Die Funktion dient zum Löschen unnötiger Reservierungen (z. B. Test oder Duplikate); Das Löschen von gemieteten Reservierungen wird nicht empfohlen, um Fehler im Programm zu vermeiden.