Управление бронированием

Управление бронированием подразумевает большое количество разных действий, давайте остановимся на каждом подробнее.

Сгенерировать документы MS Word (docx)

На MS Word (docx) реализована основная система шаблонов документов в RentProg. Так же есть вторая система шаблонов на основе PDF, о ней ниже.

При нажатии кнопки Сгенерировать документы происходит формирование и загрузка документов необходимых для оформления аренды. Процесс подготовки шаблона договора подробно описан в разделе Генерация документов. После загрузки сформированных документов их можно отредактировать в текстовом редакторе и распечатать.

Сгенерировать документы PDF

Для включения/выключения второй системы шаблонов нужно зайти в Настройки компании -> вкладка Шаблоны, там включить/отключить переключатель Система шаблонов с электронной подписью. После этого вам станут доступны несколько новых кнопок для генерации.

Розовая иконка "документ" - предназначена для генерации документа в формате PDF.

Синяя иконка "карандаш с линией" - предназначена для сохранения цифрового изображения подписи клиента.

При наличии подписи клиента документ будет сохранен в файловом хранилище. Список таких документов станет доступен в карточке бронирования после генерации под блоком Управление. Такие файлы можно скачать или удалить.

Данная система поддерживает цифровую электронную подпись и визуальную подпись клиента. PDF документ шифруется и подписывается специальным ключом, и в таком случае документ невозможно взломать и подделать. К сожалению данный вид подписи признаётся не во всех странах.

Осмотры

RentProg позволяет хранить фото и видео осмотров автомобиля перед выдачей и во время приёма. Это позволяет в любой момент найти ответственного за повреждение клиента или пропустившего повреждение сотрудника. Это намного эффективней различных бумажных схем, где совсем непонятен характер повреждений.

Для сохранения состояния автомобиля нажмите на синюю иконку "фотоаппарат" и загрузите фото или видео. На мобильных устройствах так же есть возможность сделать фото или видео прямо из приложения.

Выдать автомобиль

Перед выдачей автомобиля необходимо принять оплату, если оплаты не поступало будет выдано предупреждение об этом.

Для начала процедуры выдачи автомобиля нужно в блоке Управление нажать на иконку "вылета".   Далее вводите параметры выдачи автомобиля в соответствующие поля и нажимаете кнопку Выдать автомобиль. После выдачи соответствующая бронь перемещается в список броней на выезде. Если вы неверно ввели какие-либо параметры при выдаче, например пробег, то сотрудник с правами управляющего может изменить эти параметры в редактировании брони, опция – Изменить данные вручную.

Продление брони

При нажатии соответствующей кнопки "зелёные часы - стрелка" появляется диалоговое окно продления автомобиля. В левой части окна вы увидите необходимые параметры брони и платежи, в правой части необходимо произвести заполнение соответствующих полей: количество суток продления, цену за сутки и сумму, принятую от клиента в оплату продления, выбрать вид оплаты. 

Обратите внимание, что есть возможность продлить бронь без оплаты. В этом случае вы заполняете только поля «количество суток» и «по какой цене?», а поле «принял за аренду» оставляете пустым. При сохранении появится предупреждение, которое надо подтвердить. После этого дата окончания брони сдвинется на указанное количество суток, произойдет начисление арендной платы согласно указанной цене, но кнопка оплаты станет красной с отрицательной суммой, сигнализируя о том, что продление не оплачено.

Принять автомобиль

При нажатии соответствующей кнопки появляется диалоговое окно приема автомобиля у клиента.

Обязательно указываете фактическое время возврата и новый пробег автомобиля, это важно для правильной работы программы. Выбираете параметры мойки и топлива при возврате, если они отличаются от параметров при выдаче – автоматически произойдет включение полей ввода соответствующих доплат. После ввода доплат произойдет автоматический расчет возврата залога. Обязательно выбирайте вид оплаты, вычитание доплат из суммы залога будет происходить только в том случае, если вид оплаты при возврате залога совпадает с видом оплаты при проведении соответствующих удержаний. При этом вы можете комбинировать разные виды оплаты. 

Пример. Залог за автомобиль – 5000, вы производите удержание за мойку – 500 и за дополнительное время – 1000. Клиент просит, чтобы за мойку удержали из залога и вернули остаток наличными, а за дополнительное время хочет рассчитаться по платежному терминалу. Необходимо в поле Залог выбрать вид оплаты – Наличные, в поле Мойка ввести 500 – Наличные, в поле Дополнительное время ввести 1000 – Терминал. Произойдет расчет остатка залога к возврату – 4500. В кассе произойдут следующие операции:

- приход – 500 – мойка – в кассе сотрудника

- приход – 1000 – дополнительное время – на расчетный счет компании

- расход – 5000 – залог – в кассе сотрудника

Фактически из кассы сотрудника уйдет 4500 (сумма возвращенного залога) и на расчетный счёт компании поступит 1000 – в счет оплаты дополнительного времени.

После ввода всех необходимых данных нажмите кнопку Принять автомобиль.

Дополнительные операции при приёме автомобиля

Проведение дополнительных операций производится нажатием на соответствующие переключатели:

Не возвращать залог.

Нажатие производится, если вы по каким-то причинам, не возвращаете клиенту залог. В этом случае сумма залога останется в кассе компании, а в карточке брони будет числиться переплата на сумму не возвращенного залога.

Примечание 1. Если возврат залога не производится по причине применения каких-либо штрафных санкций на всю сумму залога, то нет необходимости включать опцию «не возвращать», необходимо произвести удержания из залога путем ввода сумм соответствующих штрафов в поля Доплаты, расчет удержания произойдет автоматически.

Примечание 2. Если возврат залога не производится по причине условий компании об отсроченном возврате залога – эта функция реализована с помощью опции Частичный возврат залога.

Проблемы

Если вы хотите внести в карточку клиента информацию о возникших с ним проблемах – введите эту информацию в поле, которое появляется при нажатии на ползунок «Проблемы». Здесь же можно изменить категорию клиента, например, внести в «черный список».

Частичный возврат залога (Отсроченный возврат залога)

Опция применяется, если вы по каким-то причинам, частично не возвращаете клиенту залог. В этом случае сумма не возвращенного залога останется в кассе компании, а в карточке брони будет числиться переплата на сумму не возвращенного залога.

Основное назначение данной функции – отсроченный возврат залога, если условиями компании предусмотрено временное, полное или частичное удержание залога. Установка временного интервала, после которого, по условиям, происходит возврат залога, производится в Настройках компании -> вкладка Аренда, здесь нужно заполнить параметр Количество дней после которого возвращается залог.

При включении данной опции нужно внести возвращаемую в данный момент сумму залога без учёта дополнительных платежей.

Если применена опция Частичный возврат залога, то после приема автомобиля, соответствующая бронь попадет в список Неактивных броней в отдельный блок, в нижней части страницы, таблица Возвраты залогов. Кнопка оплаты в этих бронированиях будет гореть оранжевым цветом и отображать сумму переплаты по брони. В графе Остаток будет указана сумма не возвращенного залога. После наступления интервала возврата залога, установленного в профиле компании, произойдет сигнализация о необходимости возврата – строка соответствующей брони загорится оранжевым цветом.

Для возврата залога, при наступлении срока возврата, необходимо зайти в карточку брони, нажать кнопку «Оплата» и произвести платеж по возврату залога – ввести сумму, подлежащую возврату с отрицательным знаком. Если поступили штрафы – произвести удержание штрафа, путем ввода суммы в поле «Штрафы» в разделе «Доп услуги».

Пример. Наступил срок возврата залога по определенной брони, сумма 5000. За время, прошедшее после возврата автомобиля, поступил штраф за нарушение ПДД в сумме 500. Для возврата залога и удержания штрафа необходимо зайти в карточку соответствующей брони, нажать кнопку Оплата, в поле Залог ввести сумму -5000, выбрать вид оплаты, включить раздел Доп услуги, в поле Штрафы ввести сумму 500, выбрать вид оплаты, нажать Сохранить. Произвести фактическое перечисление денежных средств на карту клиента в сумме: 5000-500=4500. После проверки произвести архивацию брони.

Рассмотрим варианты удержания залога.

- 1й случай - залог удерживается в полном объеме:

В данном случае в поле ввода возвращаемой суммы залога нужно оставить «0». Тогда залог будет временно удержан в полном объеме.

- 2й случай - залог удерживается частично:

В данном случае в поле ввода возвращаемой суммы залога нужно поставить сумму той части залога, которая подлежит возврату клиенту. Остаток залога будет временно удержан.

- 3й случай: - залог удерживается частично, а из суммы, подлежащей возврату клиенту производятся прочие удержания (например за мойку):

В данном случае в поле ввода возвращаемой суммы залога так же нужно поставить сумму той части залога, которая подлежит возврату клиенту. Далее в соответствующие поля ввести суммы доплат (суммы которые удерживаются из залога, например за мойку). Будет произведен автоматический расчет суммы, которую необходимо вернуть клиенту, за вычетом удержаний из залога.

Пример. Залог – 5000. Сумма залога, которая подлежит временному удержанию – 3000. Из возвращаемой суммы необходимо произвести удержание за мойку – 500. Нажимаете кнопку «Частичный возврат залога», вводите сумму возврата – 2000. Далее, в разделе «Доплаты» вводите сумму 500 в поле «мойка», выбираете вид оплаты – «наличные». Произойдет автоматический расчет суммы, подлежащей возврату клиенту: 5000 (залог) – 3000 (сумма временного удержания) – 500 (мойка) = 1500 (сумма возврата). Здесь тоже можно комбинировать разные виды оплаты, автоматический расчет удержаний будет производится при совпадении вида оплаты возврата залога и вида оплаты удержаний.

Не отправлять напоминание об отзыве

По умолчанию, через 3 дня после возврата автомобиля, на электронную почту и whatsapp (при подключении) клиента автоматически отправляется сообщение с просьбой оставить отзыв об оказанных услугах. В Настройках компании в разделе Компания необходимо указать ссылки на профиль организации на основных площадках для отзывов: Яндекс-справочник, Google-справочник, 2Гис и тд. По указанным ссылкам клиент сможет оставить отзыв. Опция Не отправлять напоминание об отзыве предназначена для отключения отправки сообщения клиенту с просьбой оставить отзыв, в случае возникновения каких-то проблем с клиентом, если вы опасаетесь, что он даст негативную оценку.

Активировать бронь

Кнопка доступна в карточке неактивной брони. Если вы уверены, что в неактивную бронь не требуется вносить никаких изменений, достаточно просто ее активировать, вы можете это сделать нажатием соответствующей кнопки в блоке управления бронью.

Подарок (бесплатные сутки/часы)

Бывают ситуации когда нужно дать клиенту бесплатные сутки/часы, например при самостоятельном ремонте автомобиля, или при специальном тарифе "Рабочая неделя" когда оплата берется за 5 рабочих дней. Так же можно "подарить" несколько часов, например при задержке менеджера и тд.

Для предоставления "подарка" нужно нажать на серую иконку "подарок" и заполнить необходимые данные. Можно выбрать часы или сутки, ввести количество и цену. 

При применении "подарка" даты и время не меняются, но меняется размер оплаты. Например, клиент забронировал автомобиль с 12-08-2023 10:00 по 15-08-2023 10-00, но затем решил что не успеет и сдаст автомобиль на час позже, вы хотите поощрить клиента и дать ему этот час бесплатно, редактируете бронирование с учётом этого часа, возникает недоплата за один час, вы добавляете "подарок" 1 час, оплата выравнивается и недоплата пропадает.

Все созданные "подарки" видны в карточке брони в специальной табличке.

Архивировать бронь

Нажатие данной кнопки перемещает неактивную бронь в архив. Перемещение брони в архив осуществляет руководитель отдела продаж или сотрудник ответственный за проверку броней.

В архиве бронь будет доступна, при необходимости можно будет получить всю информацию.

Разархивировать бронь

Нажатием этой кнопки производится перемещение брони из архива в список неактивных броней, для дальнейшей обработки, например, если по брони был отказ, а потом удалось подобрать машину.

Удалить бронь

Удалить можно только неактивную бронь. Удаление неактивной брони доступно только администратору и управляющему. Функция предусмотрена для удаления ненужных броней (например тестовых или дублей), удалять брони, которые были в аренде не рекомендуется, во избежание появления ошибок в программе.