Erstellen Sie eine Buchung

Mit RentProg können Sie Buchungen auf verschiedene Arten erhalten:

  • Manuell – ein Mitarbeiter erstellt manuell eine Buchung.
  • Buchungsformular auf der Website – Wir stellen ein Buchungsformular zur Verfügung, um Buchungen direkt von der Website zu erhalten. Lesen Sie mehr hier.
  • API – eine Reihe von Methoden zur vollständigen Integration Ihrer Website in RentProg. Weitere Details hier.

Auf der Seite Neue Buchung können Sie manuell eine neue Buchung erstellen. Wählen Sie im Feld Auto ein Auto aus der Liste aus. In diesem Fall können Sie durch Eingabe der ersten Zeichen des Fahrzeugcodes schnell nach dem gewünschten Fahrzeug suchen.

Als nächstes wählen wir einen Kunden aus der Datenbank bestehender Kunden aus, indem wir die Anfangsbuchstaben des Nachnamens des Kunden in das entsprechende Feld eingeben. Bei der Eingabe wird die Auswahlliste soweit gekürzt, bis sie vollständig mit den eingegebenen Daten übereinstimmt. Wenn sich in der Datenbank zwei Kunden befinden, deren Nachname, Vorname und Vatersname genau gleich sind, erfolgt die Eindeutigkeit anhand der Telefonnummer des Kunden. Die letzten 4 Ziffern der Telefonnummer werden neben dem Namen des Kunden angezeigt. Die Suche kann auch anhand der letzten vier Ziffern der Telefonnummer erfolgen. Wenn der gesuchte Kunde nicht in der Datenbank ist, können Sie ihn hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche + klicken. Die Vorgehensweise zum Ausfüllen einer Kundenkarte finden Sie im Abschnitt Kunden.

Geben Sie anschließend das Datum und die Uhrzeit des Beginns und Endes der Miete ein, indem Sie Daten im Kalender auswählen. Termine, für die bereits Reservierungen vorliegen, stehen nicht zur Auswahl. Die minimal zulässige Lücke zwischen Buchungen wird auf der Registerkarte Unternehmenseinstellungen – Vermietung konfiguriert. Nach der Auswahl der Daten erscheint oben im Fenster eine Kostenberechnung, abhängig von der Anzahl der Miettage und dem Preis des Autos für die angegebene Anzahl von Tagen.

In den folgenden Eingabefeldern können Sie den Empfangs- und Rückgabeort des Fahrzeugs eingeben. Wenn Sie einen anderen Standort als Büro eingeben, wird das Feld Hinzufügen. Der Schalter „Dienste“ schaltet automatisch Dienste ein und es erscheint ein Feld zur Eingabe der Kosten für zusätzliche Dienste, in diesem Fall eine zusätzliche Zahlung für die Lieferung/Rückgabe des Fahrzeugs an die angegebene Adresse.

Anschließend können Sie einen Tarif auf die Mietkostenberechnung anwenden, einen Rabatt gewähren, zur manuellen Berechnung wechseln (nur als letzte Möglichkeit), zusätzliche Informationen eingeben und zusätzliche Fahrer hinzufügen. Optionen werden durch Einschalten der entsprechenden Schalter aktiviert.

Tarif

Tarife werden im Menü oben rechts eingestellt – Tarife.

Ein Tarif ist ein Zuschlag (+) oder Rabatt (-) zum festgelegten Mietpreis, der durch eine mathematische Beziehung (Prozentsatz oder fester Betrag des Rabatts/Zuschlags) beschrieben werden kann.

Beispiel: Tarif Vollständige Abdeckung. Nehmen wir an, Ihr Unternehmen hat die Möglichkeit, ein Auto ohne Selbstbehalt zu mieten und kostet +50 pro Tag. Gehen Sie in das Menü - Tarife, klicken Sie auf Tarif hinzufügen, geben Sie den Namen Vollkasko ein, geben Sie den Betrag 50 in das Feld ein (für niedrigere Tarife können Sie -50 eingeben), tätigen Um ggf. eine Notiz zu hinterlassen, klicken Sie auf „Speichern“. Der Tarif wurde erstellt. Wenn der Kunde nun ein Auto mit der Option Vollkasko wünscht, wählen Sie beim Erstellen einer Reservierung den Tarif Vollkasko aus – die Zuzahlung wird automatisch berechnet.

Rabatte

Es gibt verschiedene Arten von Rabatten:

  • % des Tagespreises – Rabatt als Prozentsatz des Tagespreises.
  • Rabatt pro Tag – Rabatt in Euro (andere Währung) vom Tagespreis.
  • % der Gesamtmietkosten – Rabatt als Prozentsatz der Gesamtmietkosten.
  • Rabatt auf den Gesamtmietpreis – ein Rabatt in Euro (andere Währung) auf den Gesamtmietpreis.

Durch Gewährung eines Rabatts können Sie den Mietpreis/die Mietkosten ändern, wenn dieser aus irgendeinem Grund vom Standardpreis/den Standardkosten für diese Maschine abweicht.

Manuelle Berechnung

Wenn die automatische Berechnung aus irgendeinem Grund nicht geeignet ist und dies nicht durch die Anwendung eines Tarifs oder Rabatts angepasst werden kann, können Sie die Buchungsberechnung manuell durchführen.

Aufmerksamkeit!

Wenn die manuelle Berechnung aktiviert ist, ist die automatische Berechnung vollständig deaktiviert! Alle Beträge, einschließlich Gesamtsummen, müssen manuell berechnet und eingegeben werden. Wenn außerdem die Option Manuelle Berechnung aktiviert ist, werden weitere Bearbeitungen, beispielsweise das Ändern von Daten, erst dann automatisch berechnet, wenn die manuelle Berechnung deaktiviert wird. In diesem Zusammenhang empfehlen wir, die manuelle Berechnung nur als letzten Ausweg zu verwenden, wenn es nicht möglich ist, die Reservierung auf andere Weise zu berechnen. Es ist besser, den Support zu kontaktieren und die beste Berechnungsmethode zu klären.

Zusatzleitungen

Wenn Sie diese Option aktivieren, werden Felder zur Auswahl zusätzlicher Dienste und zur Eingabe ihrer Kosten angezeigt.

Weitere Informationen

Durch die Einbindung eines Feldes zur Eingabe zusätzlicher Informationen zur Reservierung können Sie verschiedene Zusatzinformationen eingeben, beispielsweise die Wünsche des Kunden. Außerdem werden drei zusätzliche Felder angezeigt: Zusätzliches Feld für die Vorlagen 1–3. Für diese Felder gibt es entsprechende Variablen für Vorlagen generierter Dokumente. Wenn Sie dementsprechend beliebige Daten aus der Reservierung in den Mietvertrag aufnehmen müssen, können Sie die entsprechenden Variablen zur Vertragsvorlage hinzufügen. Wenn Sie dann Daten in diese Felder eingeben, werden diese im Vertrag angezeigt.

Zusätzliche Treiber

Hinzufügen zusätzlicher Fahrer zu Ihrer aktuellen Buchung. Es erfolgt nach dem gleichen Prinzip wie die Hinzufügung eines Hauptmieters; Wenn der Client bereits im System vorhanden ist, müssen Sie ihn auswählen. Wenn nicht, erstellen Sie einen neuen.

Nachdem alle notwendigen Arbeiten abgeschlossen sind, erfolgt eine abschließende Kontrolle, um die Richtigkeit der Kostenkalkulation sicherzustellen. Als nächstes müssen Sie auf die Schaltfläche Erstellen klicken.